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物资采购管理办法
(2013年12月31日印发)
第一章总则
第一条为加强公司物资管理,规范物资采购行为,确保采购工作的公平、公正性,结合公司实际情况,特制定本办法。
第二条本办法所指物资包括行政办公类物资、生产经营类物资、宣传品和服务类项目。其中:行政办公类物资包括办公用固定资产、低值易耗品等;生产经营类物资包括各类卡片(M1卡、CPU卡、金融IC卡、PSAM卡、PKI卡等)、终端、机具等;宣传品包括各类宣传单、宣传品等;服务类项目是指广告、机具维保等服务项目,该类型的采购参照招投标管理办法和生产经营类物资管理流程执行。
第三条本办法仅适用于比选询价采购方式,即申购部门和行政管理部分别独立选择符合资格条件的供应商进行报价,根据符合采购需求、质量和服务且综合评估最优的原则共同确定成交供应商的采购方式。具体标准如下:
(不含,下同)的施工;
、设计、监理、服务;
、材料等货物的采购。
第四条原则上,8000元(含)以下的小额零星一次性物资采购,无后续服务且双方无其他权利义务的尽量签订合同。
第二章行政办公类物资
第一节固定资产
第五条固定资产是指使用年限在一年以上,单价在2000元(含)以上,并在使用过程中保持原有形态的资产,包括房屋、电子设备等。
第六条行政管理部和使用部门是固定资产的实物管理部门。行政管理部负责固定资产的计划、采购、入库、建立台账和维护等。使用部门负责固定资产的申请、日常维护、安全使用。固定资产的申购部门,负责固定资产的验收工作。资金财务部是固定资产的账务管理部门,负责固定资产账务处理。
第七条计划
原则上,行政管理部年初制定全年行政固定资产采购计划。
第八条申请、审批
各部门因业务发展需要购买办公类固定资产的,由申购部门详细说明购置原因,并填写《行政办公类物资申购单》,由部门负责人签字同意后,交分管领导审核。
行政管理部负责对申购事项进行审核,申购部门将申购单上报总经理或董事长审批后,交行政管理部存档备案。
行政管理部根据《行政办公类物资申购单》启动购置程序。
第九条购置
原则上,按照主管机构《子公司管理办法》,此类固定资产须在主管机构本部经招标确定的办公类物资供应商处采购,若上述供应商无法满足要求,则应在风险控制部的监督下,由行政管理部、申购部门按照双人询价、货比多家的原则进行采购。由行政管理部与供应商签订合同。
第十条验收
固定资产购进后,由申购部门和行政管理部负责验收,行政管理部负责办理报账手续。
固定资产验收后,行政管理部对固定资产的名称、编码、购置价格、购置时间等内容进行登记,并及时更新变更情况。
第十一条办理验收、登记后,行政管理部安排申购部门领用固定资产,并办理有关领用手续,同时制作固定资产管理标签。其中,固定资产标签应包含名称、编码、型号、购置时间、使用部门、使用人等六项内容。
第十二条公共区域和领导使用的固定资产由行政管理部统一管理,各部门使用的固定资产由该部门设专人负责管理。
第十三条行政管理部和资金财务部、固定资产使用部门每年12月31日前应进行固定资产盘点,做到账账相符、账证相符。
第十四条员工按公司相关规定,配备相应的固定资产,并对其所领用的固定资产妥善保管。
第二节低值易耗品
第十五条低值易耗品是指不作为固定资产核算的各种办公类用具物品,包括办公文具、耗材等物资。
第十六条行政管理部和使用部门是低值易耗品的实物管理部门,行政管理部负责公司低值易耗品的计划、采购、验收、入库和维护。
第十七条行政管理部是低值易耗品采购的承办部门,负责按警戒库存量在上级主管部门指定供应商或公司供应商备选库处采购。
需临时采购的项目,由申购部门另外填写《行政办公类物资申购单》并经相关领导签字同意后交行政管理部,方可启动采购工作。
第十八条低值易耗品购进后,行政管理部负责办理验收和报账手续。
第十九条低值易耗品验收合格后,由行政管理部库管人员依照物品清单,核实品名、型号、数量、质量,办理入库。
第二十条员工应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则,根据实际需要,在行政管理部申领所需低值易耗品。
第二十一条行政管理部原则上每季度对库存低值易耗品进行盘点。
第三章生产经营类物资
第二十二条计划
原则上,各部门年初制定全年生产经营类物资采购计划。其中:业务管理部负责日常M1卡片、CPU卡、PSAM卡、PKI卡、POS终端、机具等物资的计划和报批;市场推广部负责团体卡、纪念卡、异形卡等物资的计划和报批;信息技术部负责其他技术研发工作涉及的生产经营类物资的计划和报批;各部门负责本部门生产经营类