展览客服部操作流程.doc

展览项目的操作流程
展览项目的操作流程
一．接洽阶段
获取参展客户信息， 邀约。
上门拜访客户 或邮件确定委托意向
取得客户参展相关资料和设计要求
填写设计确认单
提请部门经理，决定是否开展后续工作
明确设计图交付日期!
二．设计阶段
与设计师沟通并即时同客户进行展位设计的交流
按公司的提案标准规范向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价（见参考）（工程报 价须经工程部审核）
研究客户反馈意见并再次修改
交付最后定稿之设计图及工程报价
三．签约阶段
同客户确定工程价格（根据不同的情况定）
明确同客户的相互配合要求
签定合同（付款步骤本地客户外地客户不同）
四．制作阶段
确定项目组（业务、工程、设计），由工程主笔添内部分工单。
工程负责填写工厂成本报价，并核算，附施工明细，报请领导审定。
工程负责填写工厂派工单
业务整理美工明细，设计出施工图，最后由工程审核、整理确认。
工厂技术交底，明确材质色卡，美工色卡，喷绘小样等重要部分
中途质量监控
安排客户到工厂实地察看制作及准备情况
车间预搭
完成主办、主场、展馆等各项手续，
进场前工作提醒清单，发放证件。
五．现场施工阶段
提前，进场确认展位位置。
现场展位搭建
处理现场追加、变更项目
配合客户展品进场
客户验收单
六．展会期间及撤场阶段,
第一天提前进厂，为省送电，主动巡检。
安排展会期间现场应急服务和增值服务I
配合客户展品离场
现场拆除
开发票、尾款确认单
七．后续跟踪服务
展会的后续总结报告!
内部结算报告及工厂结算报告。
为客户提供行业会展信息和分析
邀请客户参观公司其他服务案例
一．项目接洽阶段
1． 获取参展客户信息：
——一般比较成熟和已经固定的展会，行业中的主要厂商基本上会继续参展，所以上届会刊是很好的渠道。会刊资料往往登载有平面图（可以看出是否展位属于特装，一般面积在36平米以上是需要特别布置的）、展商的联系方式和简介（有些展会也会把公司的展会负责人姓名登在上面）。会刊资料可以配合现场实景照片进行比较，重要展会进行拍摄存档（数码相片统一存放路径电脑备份、相片纸打印编号存档以方便查阅）。
展会专设网站——比较有规模的展会基本上建有专门的网页，一般有对下届展会的宣传和以往展览的回顾，有些不仅会列出上届的展商，为显示其展会效益.
网上也上传一些布置得挺美观的展位照片。
行业资讯媒体——行业资讯媒体比较熟悉其行业的展会和厂商，有些专门的采访类栏目，类似展会快报的性质，里面有参展商市场宣传方面的负责人信息。
正在服务客户的参展商手册和平面图——如果在每次展会上有已经在服务的客户参展，最好能够通过他们获得展位平面图（在为新客户服务时也要尽可能获得所有展商的平面图），上面是最新的参展商，该届展会的特装客户可以一目了然
2． 上门拜访客户:会展行业的业务特殊性在于它的客户基本是确定的，只是客户需要选择不同的供应商而已。很多的客户会进行邀稿竞标，这些是很多展览公司都可以进入的，有些供应商关系已经固定的客户需要通过其他机会再进入。很多时候，确实要