展览操作流程.doc

外贸企业展会展览操作流程(仅供参考)




























附件:
1. 年度展会信息收集表格
2. 参展信息及参展提案
3. 展会预算表
4. 参展方案模板
5. 展会信息收集概要
6. 客户信息登记表
7. 总结报告模板




本<展会操作规程>将作为公司参展的指导性文件,其中细节可随实际需要进行调整升级。


参展目的及原则

上海福步XX公司有限公司参展目的:企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传、即时促销和信息收集

上海福步XX公司有限公司参展原则:
、经济、实效、符合市场战略的原则。避免盲目的、冲动的、铺张浪费的参展行为。
,仔细阅读参展商手册,并做好真实性调查等风险防范工作
, 包括展位的选择、展台的布置方案、广告软文的发布、目标客户的邀请等。
,应强调参展人员的作用,做好明确的职责分工和展前培训,展示公司团结、专业的形象,并能即时把握商机,实施销售。
,地区性展会应为我公司拓展市场区域,展会后应及时跟进,做好后续宣传和客户开发工作。
,积累参展活动经验。


展会信息收集

市场管理部应在每年初1月份进行本年度各地展会的信息进行收集,并整理为《展会信息报告》,发给各部门,具体由市场调研负责。

展会信息渠道为:互联网、专业和行业杂志、户外广告和电话行销信息、行业协会活动等

对收集后的展会信息应做初步的评价,对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析,以作为参展决策参考。

参展前准备工作
信息调研
参展前应对目标展会做详尽的信息调查,包括:主办方、承办单位、举办时间、展馆位置和承租信息、展位信息、展会影响力、往期经验和反馈、参展单位、参观者范围等。如赴国外参展,还应了解当地语言、政治环境、文化风俗、交通和食宿信息等。

真实性调查及风险防范
展会的选择应注意防范风险,尤其是首次参加,参展前应通过当地114查询主办方、承办方、协办单位和展览馆电话, 以确认其真实性。

如果有条件应前往展馆、承办单位办公地点,并验看举办方营业执照和身份证明,如有可能,请当地律师予以确定。

应尽量选择高规格,有实力的主办和承办单位操作的展会;尽量避免参加首次举办的展会,而选择已举办多届并有良好往期信誉的展会。

询价和议价
参展前应与举办方商议价格,或争取其他方面的优惠政策。对我方拟长期重点合作的展会, 应与主办方建立良好关系,以获得优惠的参展价格和相关待遇。

参展财务预算
在提交参展提案时应做好财务预算,包括:参展费用、特型展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员差旅费用等其他可预见费用。

参展的投资规模应该参考展会对市场战略的支持作用、对区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。

定立合同

决定参展后应与举办方订立合同,并在事先和事后请法律顾问出具意见和确认。

展会策划
展位选择
展位应选择有利位置,主要考虑:出口、入口、中厅、休息区、餐饮区、洗手间附近等人流密集地段。避免选择死角、长排中段、有墙柱障碍等展位。

应对人流方向进行预测,以决定最佳的展台展示方向。

展位的大小可根据具体需要选用标准展位、双展位及36平方米空地,原则上建议选择非标准展位(特形展示)以适合品牌形象策略。

展位的选择前应了解附近展位的厂商信息和展示方式,并作出必要的设计调整

展台布置和展品陈列
展台布置的基本原则:

远观效果醒目有冲击力,近观效果舒适、明快,整体效果协调
展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向
无论标准展位还是特型展示,都必须增加照明灯光
展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角
展区微观细节构