外贸函电---课程资料.ppt

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外贸函电
本章学****目标
了解外贸函电的概念和特点
理解外贸函电的写作要求和基本格式规范
掌握常用外贸函电的写法
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第一节外贸函电概述
一、外贸函电的概念
外贸函电是对外贸易活动中使用的信函和电报。外贸函电即外贸信函和外贸传真的合称。
外贸函电既可以中文写作也可以外文写作。
二、外贸函电的种类
按函电的功能可以分为:寻求建立业务关系的信函,信用调查信函,询价函,报价函,订购函,装运函,付款函,索赔和理赔函等。
按文书的形式,可以分为外贸信函、外贸电报和外贸电传等。
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第一节外贸函电概述
三、外贸函电的特点
(1) 简洁(Conciseness)
(2) 清楚(Clearness)
(3) 准确(Correctness)
(4) 具体(Concreteness)
(5) 礼貌(Courtesy)
(6) 体谅(Consideration)
(7) pletement)
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四、外贸信函概述
(一)外贸信函的基本格式
通常外贸信函有三种格式。垂直式,缩进式,折中式。
(二)外贸信封的基本格式
英语信封有两种写法。一种是同面式,一种是异面式。
(三)外贸信函的要素
1. 信头
2. 信内地址
3. 称呼
4. 正文
5. 结尾客套语
6. 签名
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五、外贸传真概述
(一)概念
外贸传真指的是在外贸活动中通过传真机发送的文书。传真是当前外贸活动中远距离传递文件的最便捷的方式。
(二)格式
1. 传真文头
2. 传真标题
3. 称呼
4. 正文
5. 签名及印章
6. 附件
7. 发文单位的联系方式
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第二节有关合同商订的外贸函电
一、概述
以签订合同为分界线,外贸过程可以大致分为两个阶段。
之前是合同的商订,即建立外贸关系,之后是合同的执行,即履行外贸关系。
对于外贸业务的双方而言,前者是双方确定权利与义务的过程,后者是双方履行义务同时获得权利的过程。
与合同商订有关的外贸函电包括通函、信用调查函、询盘函、报盘函、还盘函和接受函。
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二、通函(Circular Letters, Circulars)
(一)概念
通函指在外贸活动中,为谋求建立业务关系而发出的信函及传真。建立贸易关系的函电可由进口商首先发出,也可以由出口商首先发出。其形式可以是信函也可以是传真。
(二)结构和写法
(1) 介绍本公司的经营范围和有关信息。
(2) 向潜在客户表明建立外贸关系的愿望。
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二、通函(Circular Letters, Circulars)
(三)注意事项
(1) 信函形式的通函和传真形式的通函在写法上没有根本的区别,只不过前者按书信格式书写;后者按传真格式书写。
(2) 开业通知是通函的最常用的形式,多为内容相同的印刷件,只要在其抬头打上受函方名称即可。
(3) Circular letters和Circulars的区别。前者具备书信的一切格式,后者则不具备,仅仅是印刷体的“通告”(Announcements),有时没有日期,也没抬头。
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三、信用调查函
(一)概念
信用调查是外贸活动中,减少交易风险的重要手段。信用调查的范围包括对方的资金情况、经营能力、商业信誉等。
(二)结构和写法
(1) 说明调查对象及调查项目。
(2) 介绍交易情况并征求对方对交易方的信用评价。
(3) 保证对对方提供的资料保密。
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四、询盘函(Enquiry)
(一)概念
询盘函又称询价函,其本质是一种要约邀请,是要约(Offer)的前奏。根据询价方式的不同,询价函可以分为一般询价函和具体询价函。
(二)结构和写法
(1) 初次询价应该在开头说明从何处获悉对方名称及商品信息,并介绍自己的经营范围及规模,以便对方了解。
(2) 询问的内容。询盘函的内容可包括商品名称、品质、规格、单价及其他价格条件、装运、保险、付款方式等,一份具体的询价函不一定要包含上述所有因素,可以只涉及其中某一项或几项。
(3) 如有需要对方提供的资料,可在信中直接提出。