QP001文件和记录管理程序.doc

余姚市康明机械有限公司
程序文件
文件和记录管理程序
　　 　　　　 文件编号 KＢ/QP０01
　　 　 　　 　 版　本 号 　 A/0
　 　 　　 　 生效日期 　．15
　 　 制订　潘文君　　 日期 　
　 　　 　审批 胡曙明 　 日期
文件修改记录
NＯ.
修 改 内 容
修订人
修订时间
修改后版本
余姚市康明机械有限公司
文件标题
文件和记录管理程序
文件编号
KB/ＱＰ0０1
制订部门
办公室
生效日期

页数
1/3
版本
Ａ/0
1目的:
　对文件的使用方式加以规范,进行协调统一的控制，使质量体系能正确有效地运作。对质量记录进行控制,确保质量活动的记录完整、准确、可靠,以证实产品质量特性符合规定的要求和质量管理体系的有效运行。
２范围：
本企业质量管理体系运作中，所有有关的文件和质量记录,均须依本程序规定管理。
3参考文件：
3．1　《质量手册》
4定义:
４．１　文件架构
　 本公司质量体系文件分为四阶，其结构和文件类别如下:
一阶文件 　 质量手册（包括质量方针和质量目标的声明）
4．1．2　二阶文件 　 程序文件
三阶文件 　 　 作业指导书、操作规程、检验规范、技术图纸等
4．1．4 四阶文件　 　表单、质量记录
　文件
　规范工作要求(标准)或规范工作进行时的权责与步骤的文件。
记录
　将工作执行的结果作好记录,这些记录供日后分析,存档备查或提供证明使用。
4．４ 受控文件
文件变更时须通知文件持有部门更换,并于作废时自使用场所回收的文件。
　非受控文件
仅提供信息作为参考，变更时不须更换,也无须回收的文件。
５职责：
：负责组织质量管理体系一、二阶文件的编写以及文件正本保管，文件分发和回收管理，制订“受控文件一览表”。
5．2技术部负责技术性文件（如工艺文件、技术图纸、技术标准等）的制订、发放和管理。
:本部门文件的制订和变更以及负责本部门使用的作业指导书的审核。
5．4　总经理负责一、二阶文件审批。
管理者代表负责三阶文件的审批。
6程序:
6．1　制定新文件
文件书写格式
　 　　制定文件时,须以适宜的格式编写。要求做到文件内容的统一，避免遗漏。
．2 决定分发部门与分发数量
　一、二阶文件发行前，由管理者代表确定分发部门及分发数量。由文控填写于“文件分发表”上，以便管理。三阶文件根据工作需要，发放到相应的部门,并做好发放记录。
审批
新制定的文件，必须依以下规定进行审批。
．1 一、二阶文件由总经理审批。
余姚市康明机械有限公司
文件标题
文件和记录管理程序
文件编号
KB/QP00１
制订部门
办公室
生效日期

页数
2／3
版本
Ａ／0
6．。
６．3 文件编号及版本控制
a、质量管理手册
　 公司名称代号(KM)　/手册代号(QM)　　顺序号(0X）
　 如: ＫB/ＱＭ01，表示控泰公司质量管理手册编号。
b、程序文件
公司名称代号(KM) /程序文件代号（QP） 程序文件顺序号(00Ｘ)
如：KB／ＱP00１，表示公司第一个程序文件的编号。 　
ｃ、支持文件
　 公司名称代号（ＫM）　／支持文件代号(QＩ) — 支持文件对应顺序号（00Ｘ)
如:KB／QI001,表示公司对应第一个支持文件的编号。
d、记录表格
　公司名称代号(ＫM） /四阶文件代号（QR) — 二阶文件顺序号—四阶文件对应顺序号(0X）—相同格式延伸号（０X）
如：KB/ＱＲ0０1-０0１-01,KM表示公司代码,ＱR表示四阶表单代码，表示二阶文件顺序号,表示二阶文件产生的四阶表单的顺序号,表示同一种类型表单有多种格式所产生的延伸号。
　文件发行与回收
6．4．１ 文件发行权责
　一、