展会管理办法分析.docx

如需广告宣传,签订广告宣传合同,经公司领导批准同意后,与广告代理商联系并签订合同,办理相关事宜。参展证。摊位确认后,向组委会询问参展商证等证件办理有关事项,确定参展人数后,酌情办理人员证件。确展。经公司研究确认参展及参展人员,筹备参展计划及人员分工(拟定公司全年展会计划表)。签订合同。与展会组委会联系、洽谈合同签订事宜,合同签订后,催促对方尽快确定展位。收集资料。企业规划发展部负责收集行业展会信息,并与展会组委会取得联系,向其索要参展指南及参展注意事项。*****展会管理办法第一条总则为规范*****(以下简称“*****”)及各权属(子、托管)企业(以下简称“各企业”)参展标准和操作流程,掌握国内外的大型专业展会的行情,持续改进和完善公司展会的组织、开展和管理工作,特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。企业规划发展部为展会统一管理部门。第3条展会操作流程国内展会操作流程参展总结。将各人汇报附在材料后归档,并将所有带回的客户名单输入公司客户名单,所有影像资料,在电脑中存档。确展。经公司研究确认参展及参展人员,筹备参展计划及人员分工(拟定公司全年展会计划表)。如需广告宣传,签订广告宣传合同,经公司领导批准同意后,与广告代理商联系并签订合同,办理相关事宜。签订合同。与展会主办单位或组展方联系、洽谈合同签订事宜,合同签订后,催促主办单位或组展方尽快确定展位。展会筹备。在展前的筹备时间内,参展人员按展会方案分工实施完成;特别足以如参展形式为特装展的,应做好展台的设计、搭建工展前动员。展前按要求召开参展会议,以确保参展过程中万无一存档。将所有展会的资料汇总装订成册,经总经理、董事长审批后存收集资料。企业规划发展部负责收集行业展会信息,并与展会组展会筹备。在展前的筹备时间内,参展人员按展会方案分工实施完成;特别足以如参展形式为特装展的,应做好展台的设计、搭建工签证办理。摊位确认后,向主办机构询问签证的有关事宜,督促参展人员办理护照,要求对方寄发邀请函,随后安排办理签证;该项事宜由组展方统一办理的,应积极配合提供相关证展前动员。展前按要求召开参展会议,以确保参展过程中万无一作。失。档。国外展会操作流程委会或中国承办方取得联系,向其索要参展指南及参展注意事项。作。件。失。参展总结。将各人汇报附在材料后归档,并将所有带回的客户名单输入公司客户名单,所有影像资料,在电脑中存档。实条展会管理实施细则存档。将所有展会的资料汇总装订成册,经董事长审批后存档。落第4政策补贴。根据国家、省、兵团相关规定办理相关手续,积极申报各项扶持政策。第四条展会管理实施细则(1)参展目的企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息收集。(2)、经济、实效、符合市场战略的原则,避免盲目、冲动及铺张浪费的参展行为;,仔细阅读参展商手册,并做好真实性调查等风险防范工作;,包括展位的选择、展台的布置方案、广告的发布、目标客户的邀请等;,应强调参展人员的作用,做好明确的职责分工和展前培训展示公司团结、专业的良好形象,把握商机;,国外展会是我公司拓展市场区域接触客户的主要途径之一,展会后应及时、积极跟进,做好后续宣传和客户开发工作。,积累参展活动经验。(三)年度展会计划企业规划发展部在每年12月份对下一年度展会的信息进行收集,并整理为《展会信息报告》,发给各事业部,国外展会具体市场调研由进口、出口事业部负责,各事业部对收集后的展会信息应做初步的评价,对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析,选定目标展会;企业规划发展部负责在每年1月份根据各事业部意见,整理、确定本年度《展会信息及参展提案》报公司领导研究决定。,对目标展会做详尽的信息调查,包括:主办方、承办单位、举办时间、展馆位置、承租信息、展位信息、展会影响力、往期影响和反馈、参展单位、参观者范围等。各事业部配合做好该项工作,通过咨询展会所在国代理商考究展会的真实情况;如赴国外参展,还应了解当地语言、政治环境、文化****俗、交通和食宿信息等。,争取国家、省、兵团方面的各项优惠政策。对公司拟长期参展的展会,应与主办方或组展单位建立良好联系,以获得优惠的参展价格,好的展位和相关待遇。,包括:参展费用、特装展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员差旅费等其他可预见费用。参展的投资规模应参考展会对市场战略的支持作用、对区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的