外来文件控制程序.doc

广东省外贸开发公司
编号:
QP/MA05
程序文件
版号:
A
标题: 外来文件控制程序
页码:
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通过对外来文件的收集、标识、发放、保管、回收、处理等环节加以控制,防止外来文件的丢失。
适用范围
本程序适用于下列外来文件的控制。
顾客提供的技术质量文件。
外来标准和规范(含各级政府文件、法律、法规)等。
职责
有关部门:负责收集外来文件。
办公室:负责外来文件中B类文件的控制与管理。
总经理室成员、管理者代表及办公室总经理、副总经理:负责外来文件中B类文件的批准引用。
工作程序
有关部门:接收和收集外来文件,对A类文件,由有关部门填写《外来文件登记表》;对B类文件,送办公室由办公室文控员填写《外来文件登记表》。
标识及编号
登记后的B类外来文件,由办公室加盖蓝色“广东省外贸开发公司收文”印章。A类文件则由各有关部门按需要设定。A类文件由有关部门根据需要确定是否编号。B类文件按下面规则编号。

编号:
QP/MA05
程序文件
版号:
A
标题: 外来文件控制程序
页码:
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编号规则:
WS-2000-0X/A
版本号
序号
S-2000年
外来文件
批准引用
接收到的B类外来文件由办公室文档管理人员填写《文件呈批传阅签》,并由办公室总经理或副总经理审定后并决定是否引用,必要时应由管理者代表或其它总经理室成员决定是否批准引用。接收到的A类文件则由各有关部门按需要处理。
发放
经批准引用的B类外来文件由办公室发放或复印发放至相关部门,所发的外来文件需加盖红色外来文件“受控”印章,发放时需填写《文件发放登记表》,文件持有人在《文件发放登记表》中签字并注明日期,其它外来文件,一般不作发放,需要时,填写《文件借阅记录表》,并保证在借阅期限内归还。A类文件一般不发放,由各有关部门相关人员保存。
保管
办公室负责保管外来文件的原件(原则上原件不作发放)