10会议接待-方案制定.ppt

——方案制定
掌握会议接待工作方案的制作
教学目标
教学内容
会议接待方案拟写
会议接待方案
会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案,属于会议专题策划方案,可以包含在会议总体方案中,也可以单独拟写,作为会议总体方案的附件。
(一)会议接待方案的含义
知识点
会议的接待对象的种类众多,包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员(正式和列席)、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等。
每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待,即接待的缘由、目的和意义。
(二)会议接待方案的基本内容
1.
接待对象
和
接待缘由
接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。
会议接待方案的基本内容
2.
接待
方针
包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时,主办方出面的人员的身份,以及主办方安排的食宿标准等。
3.
接待
规格
包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。
写明各项接待活动的日程安排。
4.
接待
内容
4.
接待
日程
会议接待方案的基本内容
写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组,分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。
写明与会者的食宿和交通的费用安排,有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出,涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。。
6.
接待
责任
7.
接待
经费
会议接待方案的基本内容
会议指南
(1)会议日程安排包括会议代表自报到之日起到会议闭幕止每日上午、下午及晚上的具体安排。
(2)住房安排包括会议代表单位、姓名、职务、住房号及电话,是女性代表、少数民族代表的需注明。
(3)会议分组名单包括会议代表总人数,各小组人数,各小组组成单位及部门名称,小组成员名单,小组召集人、联络员、会场。
(4)会议秘书处的组成包括备会务小组成员名单、住房号及电话。
(5)会议注意事项、作息时间表等
一、会议须知
二、日程安排
三、参会人员名单及住宿、乘车安排
四、19日晚和20日中午就餐安排
五、会议座次表
六、工作组职责及联系电话
七、专题气象信息
八、宾馆服务指南
目录
会议指南
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