一般物资采购业务流程.docx

 一般物资采购供应业务流程 ①一、业务目标经营目标建立“统一管理、统一采购、统一储备、统一结算”的物资采购供应管理体制。按质按量按时和经济高效地满足生产建设物资需求。在全球范围内搜寻资源,追求物资采购性能价格比最优和供应总成本最低。 实行框架协议采购,提高物资供应工作效率。 强化物资供应过程控制,增强物资供应工作主动权。财务目标资金支付安全。会计核算真实、准确、完整、及时。 减少资金占用。合规目标物资采购过程公开、规范有序、合法合规。 物资采购合同或协议符合国家法律、法规、外贸政策和股份公司内部规章制度。二、 经营风险分散对外采购,不能形成整体和批量采购优势,造成采购资金浪费和流失。 国内外采购割裂,不能在全球范围内搜寻资源,对全球供应市场行情缺乏了解、跟踪、分析和研究,价格监管不力,导致采购性能价格比不合理。 物资需求计划不准确、不及时,变更频繁,不能有效满足生产建设物资需求,造成物资积压。 物资供应过程控制能力弱,物资采购供应不及时、采购物资质量不能满足生产技术要求,影响正常生产建设。 供应商选择不当,指定或变相指定供应商,造成经济损失,滋生***。重复储备、库存结构不合理,储备资金占用大。物资采购合同或协议对买卖双方的权利、义务和违约责任等表述不清,或未经审核变更合同、协议条款,导致经济纠纷和经济损失。 物资采购一单一询价、一单一招标、一单一签约,供需关系动荡,供应费用增加。财务风险资金分散使用,付款时间、方式、金额不恰当造成资金效益的流失。 结算不及时,多记、错记、漏记物资入库、库存或应付账款,导致财务数据不准确、不完整。合规风险制度不健全或有漏洞,执行制度不到位和监督考核不力,导致违纪违规问题发生。 物资采购合同或协议不符合国家法律、法规、外贸政策和股份公司内部规章制度的要求,造成损失。三、业务流程步骤与控制点物资供应职责界定物资装备部负责制定股份公司物资供应管理规章制度,对各分(子)公司物资采购供应实施监管。 物资装备部(国际事业公司)按照总部集中采购物资目录,负责在全球范围内搜寻资源,实施总部集中采购。总部直接集中采购物资由物资装备部(国际事业公司)实施采购。总部组织集中采购由物资装备部(国际事业公司)牵头组织优选确定供应商短名单、采购价格及浮动幅度,与供应商签订框架协议;分(子)公司采取合同方式执行框架协议,国产物资由分(子)公司实施采购操作,进口物资由国际事业公司实施采购操作。 总部直接集中采购物资,物资装备部(国际事业公司)与分(子)公司签订年度供应协议。物资装备部(国际事业公司)供应各分公司上述物资,以总部集中采购物资调拨单来履行年度供应协议。 分(子)公司授权一个物资供应部门对物资计划、供应商、价格、质量、储备等实行归口管理,对未列入总部集中采购物资目录的生产建设物资实施集中采购,实行供应与管理结合。分(子)公司自行采购物资原产地在国外、且需动用外汇或价值 50 万【美元以上的,由国际事业公司实施采购操作。 ERP】各分(子)公司相关部门依据总部集中采购物资目录,正确配置工业标准描述字段。 物资供应部门内部实行计划、采购、质检、合同审核、申请付款等环节相互监督的分段管理模式。【ERP】各分(子)公司物资供应部门在ERP 系统中设计计划、采购等岗位的权限时,应遵从内部牵制及不相容原则。2 【ERP】主数据维护员按规定程序将审批后的物料主数据维护到 ERP 系统,做到一物一码。 分(子)公司须明确各类物资需求计划的审核部门。物资需用单位根据生产建设需要准确、及时编制物资需求计划,由本单位负责人审核,经相关部门按规定权限审批后,报物资供应部门。项目需求计划以设计图纸和材料表为依据。【ERP】审批后的需求计划(项目需求计划依据设计图纸和材料表)要及时、准确、完整地录入(或批量导入)ERP 系统。有 PM、PS 等模块的,相关需求计划通过系统集成,自动生成。超过需求日期 3 个月以上的未完成计划要及时核销,手工创建的由物资供应部门核销,系统自动创建的由相关模块核销。 分(子)公司物资需用单位和各职能管理部门在编制、审核物资需求计划时不得指定或变相指定供应商,对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料,报分管需用单位的副经理审批。 分(子)公司物资供应部门依据审批的物资需求计划综合平衡资源后,及时编制物资采购计划 ,由物资供应部门负责人审批。【ERP】启用 MRP 功能,完成物料综合平衡和采购申请的创建,可根据需要进行手工编辑,并按规定权限审批,手工创建采