NVQ企业行政管理培训讲义.pptx

2021/3/3
NVQ企业行政管理
（二级）
课程讲义
孔昭林
2021/3/3
第五单元：工作交流、个人效率和团队精神
标准与大纲： 计划课时：14
根据交流目标选择不同的交流方式；
会议以及远程会议的基本要求；
工作日志管理以及安排事务性约会；
撰写简单的书面交流信函；
设计和填写简单的表格；
运用流程图行动图等辅助手段帮助沟通；
按照指定日期完成工作准确无误的达到预定要求的重要性。
2021/3/3
第五单元 : 工作交流、个人效率和团队精神
中心思想：
办公室是个工作团体，每位成员要具有团队工作精神；
掌握必要的工作交流方法和技能；
提高工作效率，以实现个人和团队目标。
2021/3/3
主要内容：
一、选择正确的交流方法（）
二、各种会议的组织（）
三、使用日志管理工作时间（）
四、用书面形式进行交流（、）
五、办公室中进行沟通的辅助工具（）
六、努力实现团队目标（、）…
七、遵守单位规定及评估业绩（）…
2021/3/3
交流效率和团队精神
交
流
方
法
会
议
组
织
日
志
管
理
书
面
交
流
沟
通
工
具
团
队
目
标
规
定
评
估
2021/3/3
一、选择正确的交流方法（）
交
流
方
法
发送信息的方法及取决因素
.利用电子邮件及其他电信工具
利用会议开展交流
利用邮政服务开展交流
2021/3/3
一、选择正确的交流方法（）
1、发送信息的方法及取决因素
大多数人发送信息的方法有：
（1）传统的邮寄系统
（2）使用电信系统
2021/3/3
通常采用何种信息发送方法取决于如下因素：
（1）信息的紧急程度。如果是紧急信息，则应考虑使用电子邮件、传真或电话。
（2）文件的大小及表现形式，如果一份文件由许多页组成，则应考虑使用传统的邮寄方法或使用快递服务。
（3）收件人是否需要原件或书面文本。如果需要，则应使用传统的邮寄方法。
2021/3/3
（4）信息的保密程度或是否内附各种票据。如果收件人的设备有附加的安全功能，信息可以用电子邮件或传真发送，如果没有，邮寄服务或快递服务比较合适，如果内附发票、支票等票据，最好使用挂号邮寄或快递服务。
（5）信息的内容是否需要商讨，如果是，则电话是最适合的。
（6）有多少人接收信息。如果是要发送给很多人，可以用传真或电子邮件。
（7）费用比较，在两种方法都可以发送信息时，则选择费用较低的发送方式。
2021/3/3
2、利用电子邮件及其他电信工具
利用电子邮件进行交流的优缺点：
电子邮件是在计算机终端上编写信息，并通过电信系统发送给其它计算机终端。信息可以录入或扫描录入，并通过邮箱系统发送，邮件被阅读前一直储存在收件人的邮箱内，用户可以存储、删除、打印信息，同时可以回信、转发和检查发送的信息是否已被收件人收到。