会展场馆经营与管理.pdf

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梯在停开期间不要当做楼梯通行使用;照明:展览照明的采光形式包括天然采光、人工光源采光及两者综合采光照明3种形式;商业性展览因展期段、照度水平要求高;所以除了室外陈列;大都采用人工照明或天然光与人工光源结合两种照明形式..消防:展场内的布局应留有足够的安全通道;主通道宽度不能小于5M标志系统:大量人流流动需要3个基本标志::是引导参加者及服务人员在本设施内流动;识别标牌:显示大楼使用者的最终目的地标志的规范:精确、简单、统一;选择字体、大小、颜色合适;有形、有色、直观、不必经过思索;使用国际通用符合;最好安装在顶空悬挂和横幅上;不要多用电子显示屏;因灵活的内容不易控制;中英文:..对照;翻译要准确..场馆运营管理现状:展厅利用率低场馆无法盈利的原因::场馆运营管理不成熟、:商业展览活动都有较强的季节性;不同类型的展览活动对场地使用也有制定的要求;一个展览活动由进馆到撤馆起码需要几天的时间;开展日期一般也不会跨周末或假日..场馆环境管理:规章制度合同明确加强宣传屏幕:屏幕摆放有两条原则:;人的座位距离屏幕最近不少于屏幕宽度的一倍;最远不超过屏幕宽度的6倍..幻灯机:在会议中;35mm的幻灯机最长被使用幻灯片的投影同声传译设备:::清洁、安全、整齐、润滑、防腐机房的温度:35度设备缺陷管理::威胁人身安全或缺陷迅速发展;随时有发生事故或损坏设备的可能;或造成有政治影响的事故..必须立即组织处理;:设备可运行但情况严重;影响设备效率;不能满足系统正常运行的需要;在短息内有发生事故的可能性;威胁安全运行..加强运行监视;并及时安排计划消除:....对安全运行影响较小但发展缓慢..可结合定期检修有计划消除会展场馆的物资管理定义:是指对办展和经营所需要的各种原材料及用品、用具根据国家物资管理的有关规定和会展场馆的规章制度;进行有计划的订货、采购、保管、供应、分配及合理使用等组织、管理和保护工作的总称..物资管理主要任务:1快速合理高效地做好物资的采购、验收入库和保管、发放等工作;2达到保护好、供应好、周转好、消耗低、费用省、效益高的目标;3保证办展物资需要;提高经济效益物资管理主要内容:1、编制物资供应计划2、制定物资消耗定额3、确保物流畅通4、搞好库存物资管理:编制物资供应计划:物资供应计划包括供应品种、规格、质量、数量、供应时间、主要用途等项目..物资供应计划的主要内容包括:确定物资需要量;初期、期末的库存量;物资的申请量和采购量等..会展场馆物资供应计划可分为年度计划和季度、月度计划..具体措施:1行情了解;2各部门提出需求计划;3核实需求量;确定采购数;4组织订货采购;5反馈制定物资消耗定额:会展场馆的物资消耗定额;是根据会展项目内容、规模和布展要求所制订的原材料、用品、用具等的消耗数量标准..分类:原材料消耗定额、主要材料消耗定额、辅助材料消耗定额、燃料消耗定额:..制定方法:1技术计算法2统计分析法3经验估计法确保物流畅通:渠道畅通、经济合理搞好库存物资管理:1库房选择;2建立制度;3出入库验收;4科学保管5定额发料6定期盘点7人员保障展具管理的定义:依据会展场馆在会展活动和经营活动中的具体目标;统筹整个展具流程;进行设计、组织、指挥和调节..包括::1加强展具、材料的计划管理;严格操作规程;制定规范化的工作程序..2加强占据成本核算3加强展览现场的管理;提高展厅现场服务水平设立小仓库4改善运输条件;配置运输工具..展具仓库的管理:1分类存放;科学管理;2严格验收入库;3准确及时发放展具4实行科学管理;降低储存保管费用第七章会展场馆配套服务及现场管理展览现场服务点的设置:、搬运、运输现场服务点接货、搬运、:通常指展馆工作人员依照办展单位与展馆双方签订的合同;在实施布展、展出、撤展过程中;对展览活动进行现场管理;以确保项目圆满成功的过程..会议项目现场管理通常是指会议场馆工作人员依照会议主办单位与场馆双方签订的合同规定;实施会前、会中、会后的现场服务管理;以:..确保项目圆满成功的过程..会议种类:按会议规模分类:;;100人-;1000-;10000人以上按会议形式分类:;如年会、专业学术会议、论坛、研讨会、专题讨论会、交流会、新闻发布会、;如报告会、传达会、表彰会、签字仪式、动员会会议室基本台形包括:;—2m;椅子之间的横距为5cm;;人数在40—50人;;摆设两把高靠背扶手椅;..会议现场服务规范:1会前准备:会前1小时做好准备;服务责任人提前30分钟检查2迎宾与服务:迎宾员提前20分钟到场;矿泉水不可放置演讲台上;注意斟茶顺序3会中服务:刚开始一般15分钟添水一次;以后半小时添水一次;宾客半小时为饮用;更换热茶水;茶点会议开始之后15—20分钟布置把干净的杯子放在浓度为千分之三的***铵中浸泡5—8分钟4退场服务展览会的开幕式::..预展的定义:是指展览布置完毕后;在正式开馆前进行的内部展出;由主办单位邀请有关领导、专家、技术人员、新闻界人士到现场参观;依照宗旨和计划进行检查和验收..开幕式定义:是展会正式开始展出举行的仪式;目的扩大影响;树立展览会在社会和公众中的形象;引起社会关注;吸引更多的观众参观..开幕式期间:广告部提前三小时完成布置;业务部门提前两小时检查是否符合客户需求展览工程服务:1、站前准备工作程序:策划水、电、气等配套设施的布置方案;工程部布置电器配套设施;工程部展前检查2、展览期间工作程序:工程部人员展厅报道;客户用电服务程序;安全事项;客户投诉3、撤展期间工作程序:切断电源;部门配合参展商撤展;费用结算;汇总数据;总结会展广告有两种含义:其一;指具有独立承办广告业务的资格、能力和条件的专门机构或部门;接受会展主办单位或参展单位的委托;用形象的图文、音像等形式在会展前或会展中介绍会展时间、地点、内容、主承办单位、参展参会单位及展品等的活动;其二;指会展主办单位在会展现场内外为参展参会单位设置的广告展览广告承接的程序一般是:1由承办单位与办展单位洽谈;了解对方所做广告的内容、质量、规模、范围、方式及其他特殊要求;2认真:..进行成本核算;定好价格;签订合同;3由承接部门交给设计部门;设计部门设计出小样交给办展单位审查通过后;才能进行施工制作;4广告要在规定的时间内高质量完成;一般要在开展前制作完毕;经检查合乎要求;方可张挂或播映..合同的监督和执行:;属于永久保存材料合作意向书:广泛意义上的合作和友好交流关系业务意向书:对场馆的经营活动产生一定的影响意向书的签订双发也就是未来潜在的业务伙伴第八章会展场馆档案资料与信息的管理会展场馆档案资料室的建筑和设备:建筑应满足防护要求:档案资料室内部的隔墙应采用耐火极限不少于2小时的非燃烧体;防火门宽不小于1m..安全出口不少于两个;门向外开;楼梯采用封闭式..档案管理流程:1搜集;2整理;3鉴定;4保存;5检索利用;6剔除和销毁两人以上执行文书档案的管理:重要文件永久保存;期满或解除合约;一般性文件保存5年财务档案的管理:凭证类保存15年;账簿类保存15年;月、季度财务报告保存3年;年度财务报告永久保存;会计移交清册15年:..会展场馆资料管理:包括会展场馆资料管理和图书、报刊资料管理..合同的管理:合同档案包括合同正本、往来函电、批文、授权书、技术资料、对方营业执照复印件1、法律室负责合同的分类、编号、登记工作;档案室负责保管合同档案..2、合同是场馆机密文件;永久保存会展场馆网站的作用:1、为会展场馆营销和客户服务拓展了市场空间2、为会展场馆提供了快速的市场应变能力3、有利于会展场馆特定信息的传播4、有利于场馆、展会与有关企业和机构的协作5、有利于展会招展招商活动的展开6、有利于提高会展场馆客户服务水平会展城场馆网站的建立与管理:1、对网站的主要功能定位2、确定网站需要的栏目和内容3、设计网页的界面4、确定网站内容的更新方法5、制定网站技术维护办法会展场馆相关活动的宣传:;多招收50%顾客;连续:..12次;多招收70%第九章会展场馆安全管理会展场馆安全管理有三层含义:一是保护客人人身及财产的安全;二是保护会展场馆财产的安全;三是员工在生产和服务过程中的安全操作..1、组织开展安全、法制教育;2、健全安全防范管理制度、推行安全保卫岗位责任制3、加强治安管理;维护内部治安秩序;4、协助公安机关完成任务;5、确保会展场馆的重点和要害部位的安全;6、保障客人的人身财产安全和心理上的安全感..会展场馆的安全保卫管理:1、总要求:围绕会展、服务群众、保障安全、加强防范2、基本任务:落实安全承包责任制;加强会展场馆现场治安管理;进行安全员的培训;展厅、门窗、消防、车辆、证件、门票的管理;建立健全保卫制度;设施设备检查..3、保卫对象:人、事、物4、侵害因素:1人们的违法犯罪行为;2人们的失职行为;3自然因素5、保卫力量:1领导力量;2专业力量;3群众力量6、安全保卫防范措施展馆防火规定:1、制定展馆防火规定2、实行消防安全责任制:主承办单位的负责人是消防安全的第一责:..任人;“谁主办、谁负责”3、布展方案的报审:向有关部门报审;主承办方在开展前10—15天会议、活动前5—10天向展馆提供公安消防机关批文..4、安全疏散通道始终保持畅通无阻:主通道宽度不得小于6m;次通道宽度不小于3m;展台后背板与展馆墙壁须保留60—80cm的安全检查通道..但遇有展馆固定电柜等;;垂直或侧式防火卷帘两侧50cm范围内不允许设置展柜、货架及堆放其他物品;特装工程材料达到防B1级火要求;装修所使用的壁纸、地毯等材料必须采用B1难燃材料;射灯等离装饰物30cm以上;特殊展位装修布展前15日报保卫部..火情处理预案:1、报警和火情确认程序2、火情处理程序3、疏散方案4、善后处理爆炸及可疑爆炸物品紧急处理预案:1、报警程序:通知控制室;保持现场;记录、传达;通知相关部门领导2、各部门到场后的职责;总经理副总指挥调度;展厅厅长或会务经理协调各部门、安抚客人;保卫部控制现场、报告上级公安部门、听从指挥;工程部、网络部安全检查;医务室抢救;等待救护..食物中毒防范及处理预案:1、场馆办公室负责选择胚胎残影空间及合作单位2、保卫部值班人员任务:作好记录;::..1、有预报;提前准备;2、进行防水淹的防护处理;3、易受损物品搬运;工程部检查给排水系统;场地管理部检查;4、加强值班和巡查制度;5、台风过后;检查设备;做好调查和财产理赔工作..第十章会展场馆的标准化管理anizationforStandardizationISO简称ISO;是一个全球性的非政府组织;是国际标准化领域中的一个十分重要的组织..ISO9000