4-2-3文件控制程序.doc

文件控制程序
1 目的/范围
,确保各相关场合所使用的文件属有效版本,特编制本形成文件的程序。
本程序适用于本组织质量管理体系所需的如下各类文件:
a)有关质量方针和目标方面的文件,包括质量手册;
b)过程控制文件(程序文件、质量计划、作业指导书);
c)完成规定任务的各种规程和指导性文件;
d)与质量管理体系相关的外来文件,包括引用的国际、国家、区域和行业标准(工艺、技术文件)、国家的法律法规、合同及相关方的文件;
e)记录等。
,以确保:
a)文件发布前得到批准,以确保文件是适宜、有效的;
b)对文件进行定期评审,必要时进行修订,并再次批准;
c)确保文件的更改和现行修订状态得到识别;
d)确保在使用处可获得适用文件的有关版本;
e)确保文件保存清晰,易于识别和检索;
f)确保外来文件得到识别,并控制其发放;
h)防止作废文件的非预期使用,若因任何原因而保留作废文件时,对这些文件进行适当的标识。
2 职责分配
技质部负责所有技术文件的控制。
综合办负责与质量管理体系有关文件的控制,外来行政文件和公司内部行政文件的控制。
3 程序描述
:
:内部文件、外来文件;
:质量体系文件、经营管理性文件(合同、协议相关方文件等)、行政法规性文件、工艺和技术类文件,等;
:受控文件、非受控文件。

:
;
;
(评审);
;
;
、使用:
;
;审批;回收销毁;
、归档。
文件的编制
文件审核
(评审)
文件的修订
文件的作废
文件的批准
文件的发放
文件的签收、使用
文件的管理、归档
审批
回收销毁
(附图1)
文件的收录(编号)
文件的批转
文件的发放
文件的签收、使用
文件的管理

(编号);
;
;
、使用;
;
。
文件的归档
(附图2)

(及所属部门)制订、发放的受控文件流程图(如附图1)
(如附图2)

:
:
×× / ×—××××
年代
文件代号(Q)
组织代号(ZH)
:
×× / ×× ×.×.×—××
序号
要素号
文件代号(CX)
组织代号(ZH)
:
×× / ×× ×.×.×—××
序号(01,02..)
要素号
文件代号(JL)
组织代号(ZH)
d. 各种规程和指导性文件的编号,由部门代号、序号、年份组成。如:JS001-2009
—技质部第一号文件。
×× ×.×.×—××××
年份
序号(001、002.。。)
部