金蝶K3 WISE创新管理平台 PLM V121 文档管理操 作 手册.doc

金蝶K/3 WISE创新管理平台 PLM
文档管理操作手册
金蝶软件(中国)有限公司
2010年4月
目录
1. 基本介绍 1
. 文档生命周期 1
. 文档管理操作流程图 2
. 基本概念 3
. 文档管理基本约定 3
2. 文档查询 4
. 文档库文档查询操作 4
. 个人搜索器 5
. 文档列表中的文档查询器 5
3. 文件夹查询 6
. 文件夹查询操作 6
4. 文档库工作区 7
. 文档库工作区应用说明 7
. 基本操作 7
. 文件夹操作 7
. 文档操作 10
5. 文档库归档区 20
. 文档库归档区应用说明 20
. 基本操作 20
. 文档发布 21
. 文档报废 26
6. 文档库发布区 27
. 文档库发布区应用说明 27
. 基本操作 27
7. 文档库报废区 28
. 文档库报废区应用说明 28
. 基本操作 28
. 报废查询 28
. 报废文档恢复 29
8. 文档库回收区 29
. 文档删除回收应用说明 29
. 文档删除回收操作说明 29
. 文档删除 29
. 文档回收 29
基本介绍
文档管理是PLM系统的主要功能模块之一,管理产品全生命周期内所产生的各种文档,包括研发过程控制文件、产品图纸、体系文件、工艺手册、检验规范、技术资料等。通过对项目过程中的资料收集而建立企业的电子资料库,规范化的标准资料库,方便企业查询使用,加快研发速度,提升研发效率,创造更大的经济价值。
登陆金蝶K/3 WISE创新管理平台 PLM系统后,选择窗口左边的菜单【系统】→【文档管理】,即能进入文档管理界面,如图:
文档生命周期
报废区
发布区
归档区
工作区
个人工作区
创建
工作
提交
归档
归档
发布
发布
报废
报废
解除归档
回收
报废
恢复
【个人工作区】:是个人独立对文档进行操作的区域,该区域的文档只存放在本地,可以按需要给其他用户进行共享。具体操作另见【工作台】-【个人工作区】管理;
【文档库-工作区】:对处于工作状态的文档进行导入、编辑、权限管理等操作的区域,企业根据工作需要建立相应的文件夹体系结构并对对文档进行分类存放;
【文档库-归档区】:文档处于归档状态的存放区域,对该区域文档可以进行报废、发布、解除归档等操作;
【文档库-发布区】:归档后发布出来的文档存放区域,只有在发布中授权的用户才可以在该区域访问发布后的文档;
【文档库-报废区】:报废文档存放的区域,该区域的文档操作受角色权限控制;
【文档库-回收区】:文档从工作区删除后的存放区域,对该区域文档可以进行还原、删除等操作;
文档管理操作流程图
设置文件夹业务类型
新建、导入、编辑文件
文件归档
启动文件审批流程
规划文件夹目录
设定文件夹访问权限
文件发布
文件报废
不通过
启动变更流程,变更归档后的文档
解除归档
恢复
回收
报废
必要时
必要时
基本概念
【文档】:各种电子文件和图档,通称文档。文档由物理文件和数据记录两部分组成;
【物理文件】:存储在FTP服务器上面的实际物理文档;
【数据记录】:存放在数据库中,记录该文档的各种属性,如编号、状态、修改人、与其它数据的关系等;
【电子仓】:用于安全存放物理文件的物理存储空间,一般是PLM服务器操作系统下的一个FTP目录;
【业务类型】:文档的业务类型是为了方便组织、查询或区别某种文档需求特别的操作方式而设定的,文档业务类型由系统管理员根据企业情况自行设定。
业务类型设定操作见( 文档);
【文档版本】:一份文档由于修改而出现内容不同的本子,保留版本有利于文档的可追溯性,其实质是几个因修改而产生的几个物理文件对应一个文档。文档的版本有:工作版本、有效版本、历史版本;
【文档状态】:文档处于文档生命周期不同时期的描述,文档的状态有:提交状态、归档状态、发布状态和报废状态。不同的状态存放不同的文档区,在工作区的文档均为提交状态;
【文件夹】:用于组织文档的一种逻辑数据结构,也可称为文档目录,文件夹有层次结构。与普通的文件夹不同,PLM中的文件夹并不是用来保存文档,而是对文档进行分类组织的工具;
【文件夹权限】:用于设定用户访问文件夹及文件夹下存放文件的控制权限;
文档管理基本约定
:表示未提交状态,个人工作区的文档均为未提交状态。
:表示文档处于提交状态。
:表示文档处于归档