(企业对外接待管理办法.doc

企业对外接待管理办法企业对外接待管理办法文章标题:企业对外接待管理办法[找文章到☆()一站在手,写作无忧!]一、总则对外接待是公司行政事物和公关活动的重要部分,为使对外接待工作规范有序,具有统一的公司形象,特制定本办法。本办法适用于全公司各部门。二、对外接待范围本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门,以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。接待的对象分为内宾和外宾。三、对外接待部门公司行政部为公司负责接待的职能部门。遇到重大接待工作和活动,可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作,有关部门要积极主动配合。四、对外接待原则接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则,使客人高兴而来、满意而去。平等原则。对来宾无论职务高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下,级别与权限相等,同级别出面,特殊情况高规格接待。对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调,谁出面接待谁结帐。节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简,不铺张浪费,不重复宴请,主方人数不多于宾客人数。周到原则。接待程度应衔接周密,接待方式应完善,以礼相待,使客人感到热情、周到。保密原则。不定期向来宾介绍情况,注意保守公司、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题/五、接待规格的确定高规格接待,陪客要比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽谈商重要事宜、下属企业领导来访汇报等情况。对等接待。适用于一般性接待活动。低规格接待,陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。六、:原则为主动、热情、礼貌。:主动起迎,问明来意。:(1)根据来客来意和身份,安排适当地点(办公室、接待室、会议室)进行交谈。(2)比较忙,一时难以抽身时,应向客人说明暂请他人代接或另商时间。(3)切记让客人久侯而无人问津。(4)客户提出和领导或他人交谈,应立即联络,并将客人引至约定地点等候会面,介绍后再行离开。七、引见首先向领导介绍客人(单位、职务、姓名)。引见顺序:(1)把身份放低、年龄轻的人介绍给年龄身份高、年纪大的。(2)按职务高低,依次介绍来客。(3)职务相同,先介绍年纪大的。领导与来宾见面交谈后,对客人原定日程有变化的,与客人共同协商安排。八、行路(1)陪同客人行路,请客人行于自己右侧。(2)乘坐车、上下楼梯、电梯,礼让在先,主动开关门。(3)自己处于主陪地位,应并排在客人旁边,不要落在后边。九、其他(1)穿着不得过于随便,按规定着装,衣着整洁,有风度。(2)主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士。(3)尊重不同国家和民族来宾的风俗****惯和礼节。(4)因故未能准时赴约,尽早通知对方,并以适当的方式道歉。十、。(1)接受任务。弄清百毫年的基本情况:单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。(2)布置接待。提出接待意见:接待部门、员工、规格、方式、安排、费用预算,并报上级批准。(3)迎接安排。根据来宾身份、人数、性别,预订招待所或宾馆,安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点,按抵达时间,派人派车迎接。(4)看望、商议日程。来宾住下后,公司有关员工前往看望,表示欢迎和问候,了解来访日程和目的,商定活动日程并通知有关部门。(5)安排有关领导会见。按接待规格和礼仪,安排有关领导去住所看望,接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。(6)组织活动实施。按参观、考察目的,组织业务部门向客人介绍情况,参观现场;对上级检查,安排汇报、座谈会。(7)送别。根据客人意见,预定车、船、机票,协助客人结算食宿帐目,话别送行,派人派车送至车站、码头或机场。(8)小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结,以便总结经验、改进后续工作。。接待内容与程序与接待内宾基本相同,主要内容和注意点为:(1)迎送。安排迎送陪同人员和译员,要有与外边身份相当的对口、对等人员迎送。对身份较高的外宾,事先应在机场(车站、码头)安排贵宾休息室,并备有饮料。(2)会见会谈。会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方,并尽量不改变计划;会见时,我方主要人员要高于或等于外宾身份;会谈时,身份一般对等。我方人员应提前到达,并在门口迎送。对会见会谈场所、座位事先精心安排,留定座位。双方人员较多、场所较大时,宜装扩音系统,桌上放置中外文座位拉。会见的座位排列:外宾在右边,我方人员在左边。团长安排在我方交谈人右手第一位,副团长坐第二位,其他外宾可依次随便落座。火炭时用长桌的,中外各一方,请外宾坐上方,我方主谈人坐自己一方的中间位置。如有合影,事先安排合影图。合影一般主人居中,按礼宾次序,以主人右手为上,主客双方间隔排列。(3)宴请。有宴会(