ERP系统管理制度.docx

XXX电气（集团）股份有限公司
ERP系统管理制度
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1总则 3
2操作规范及规定 3
新增系统资料规定 3
单据录入时间规定 3
库管签章及盘点规定 4
生产订单管理要求 4
采购单据流转 4
采购发票录入及付款要求 4
销售出库单录入要求 4
委外加工管理规定 5
非销售产品借用时间规定 5
退料业务处理 5
操作员增加及权限规定 5
交接工作 5
3附表 5
ERP系统管理制度
1总则
为了加强XXXX集团信息系统的管理，确保信息数据的安全性和准确性，促使 XXXX集
团信息系统工作持续健康的发展，根据公司相关管理制度，结合管理信息系统工作的特点， 特制定本制度。
2操作规范及规定
新增系统资料规定
各部门需要新增型号时，须填写《申请确认单》 ，注明新增型号的物品名称、型号、计
量单位、库位、物品性质（自制 /外购），经技术部门确认后，送 ERP小组进行添加,
禁止口头、电话等方式请求添加型号。 技术部门必须在1小时内签字确认回复当事
人，ERP小组收到技术部门确认的《申请确认单》后，必须在 1小时内添加到系统。
新产品开发完成投入生产后，技术部负责人须安排技术部门相关人员在下达生产订单 前将产品BOM及时准确录入系统，如果因 BOM没能及时录入系统或录入信息错误而
影响生产和成本计算，可对相关责任人开出按 20元/次罚款单。
单据录入时间规定
各岗位制单人必须保证当天所有单据按要求录入系统，如未将单据及时准确录入系 统，影响正常工作，一经查实将对责任当事人开出按 10元/次罚款单，并希望大家的
监督；（生产部每天都有上 50张以上的单对型号不熟的人员怎么办？）
当天单据必须在第二天上午 10: 00前送交财务，若遇特殊情况，必须在 3日内送交
财务。自制入库单需附对应的领用出库单； 样品出库单、补货单以及研发领用单需总
经理签字后，方可送交财务，无领导签字签字，财务有权拒收。
设有入库审批流的单据，仓库收货后，必须在 1小时内审批入库单。（要讨论合理的 时间，一小时对成品入库搬运还有收料做不到的 8-16个工作小时）以下如遇加急单
据，制单人必须在半小时之内将加急单据录入系统， 仓库收货后，必须在半小时内审
批入库单。
当月入、出库单据，当月必须处理，不得以任何理由隔月处理，公司每月结帐的时间 为（上月26日-下月25日），在此期间，所有出入库单据必须在每月 25日前全部录
入系统；
各岗位制单人，须将各自当月所有出入库单据清单汇总核对后打印，部门主管及制单 人签字后，每月27日上午10: 00前送交财务。一旦单据清单送交财务， 如有单据遗
漏、错误、修改等情况将对责任当事人开出 10元/张罚款单。（不是很清楚？为什么
有单句还要清单，这样变成有错也不一定改了，你要罚款吗 ！）
制作单据时，必须按要求填写统计、部门、职员、出入库类别，单据号必须按照《单 据号命名规则》填写，未按要求填制，将对责任当事人开出按 10元/次罚款单。
连续三个月未出错，按 50-100元奖励当事人
[3]
库管签章及盘点规定
所有入、出库单据必须有库管签章，包括手工签章和系统签章，且两者签章必须是同 一个人。（人员请假或外出怎么办？）
如果需要进行物品盘点，须填写《盘点申请单》 ，经财务成本会计及总经理签字后，
方可在系统中制作盘盈入库单及盘亏出库单。 （错误没有办法及时纠正，建议先做帐
物处理，后查原因或责任）
送交财务的盘盈入库单、盘亏出库单必须有总经理签字，无领导签字，财务有权拒收。
以上未按要求办理，将对责任当事人开出按 10元/张罚款单。
生产订单管理要求
当月下达的生产订单，生产调度人员必须在每月 25日后，两个工作日内全部关闭。
生产调度每月运行 MRP十算前，必须查看所有的出入库单据是否审批， 是否存在未关
闭的生产订单以及对应 BOMI■是否正确。
以上未按要求办理，造成系统MRP十算数据不准，将对责任当事人开出按 10元/张罚
款单。
采购单据流转
采购材料到货后，由采购部门填写送检单，质检部门检货后，须当天将质检报告送交 仓库，仓库收货后，填写实际到货数量， 须当天将质检报告送交供应部。 （清点确认数
量后及时送交）
供应部收到质检报告后，当天所有单据必须按要求录入系统，每周的采购入库单必须
在下周一上午10： 00点前送交财务。如果制单人未将单据及时录入系统， 影响正常工
作，一经查实将对责任当事人开出按 10元/张罚款单。
当天采购入库单录入完毕后，须在 2小时内，将质检报告返还仓库，仓库人员必须在
1小时内确认采购入库单，进行库管签章。