证件管理制度.doc

证件证照管理规定为有效保护和利用证件, 防范风险, 维护公司合法权益, 特制定本规定, 本规定适用于公司所有资质证书、税务登记证、营业执照、代码证、各类使用证、许可证及其他证件或证书。一、职责(一)公司各部门、员工均有保护证件的责任和义务。(二)公司办公室、财务部负责证件的整理、保管、备案、登记、建立到期预警机制、协助年审变更等, 确保证件的持续有效、安全和方便利用。(三)证件相应单位、部门负责证件的办理、复审、年审、变更工作并承担相应费用。二、管理流程(一)整理办法 1 、财务部、办公室统一对公司证件进行收集保管,原件放财务部, 办公室留存复印件。各单位在取得证件后 2个工作日内与财务部办理完证件交接手续。移交的证件必须是有效的,无污损、无残缺。 2 、根据证件类型、有效期、年审期分类归档整理。(二)借用程序员工不得随意外带公司重要证件的原件, 因工作需要必须借用证件原件的, 应填写《证书原件借用申请单》经财务总监和公司领导签批同意后方可借用, 并在承诺归还日期内归还; 到期不能归还的, 需重新续签《证件原件借用申请单》。外单位须经董事长签批后借用。经办人对所借用证件原件必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等, 更不能随意乱放, 以免遗失。如有违反给予相应处罚并赔偿给公司造成的一切损失。(三) 被借用的证件原件由财务部、复印件由办公室进行登记,注明借用人、借用证件的名称、原因、借用时间、借用期限。若证件需在外长期使用, 须经总经理、董事长签批并到办公室备案后由使用单位专人保管, 并由办公室留存证件扫描备案。(四)档案备份及预警制度 1 、公司所有有效值证件必须扫描备份,利用电脑进行数字化处理和保存。 2 、财务部、办公室会同使用部门进行证件预警工作, 在证书年检、换证、变更时间前 60 天书面通知相关单位, 并每周进行调度, 直至证件变更完成。各单位积极做好证书的年检、换证、变更工作,确保证件的有效性。