公司合同管理办法).doc

公司合同管理办法第一章 总 则第一条 为了维护企业的经济秩序,加强企业管理,规范集团公司及其子公司合同管理程序,明确管理职责,界定管理层面,防范经营风险,提高管理效能。预防和减少合同纠纷的发生,避免不必要的经济损失,根据《中华人民共和国合同法》和有关的法律、法规,结合公司实际情况制定本办法。第二条 本办法适用于集团公司本部、分支机构和其他直属单位。集团公司全资、控股子公司的一切合同管理活动。劳动合同的管理按照国家劳动人事部门的有关规定执行,借款合同、财产保险合同按公司财务部门要求执行。第三条 本办法所称合同,是指公司在经营管理活动中,与其它平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的合同。第四条 本办法所称合同管理,是指公司制定和修改有关合同管理制度以及对合同的订立、审查批准、履行、变更与解除、纠纷处理等进行监督、检查与考核等全过程的管理活动。第五条 合同经办部门负责本部门合同的订立和管理工作,实行“谁订立,谁负责”和“谁主管,谁负责”。主要职责为:1、负责组织本部门职责分工范围内的合同谈判,拟定合同条款;2、全面准确地填写合同条款,必要时组织进行合同评审。办理合同送审、报批、盖章及送交存档手续;3、负责合同履行监督,管理合同标的内外质量,发现收集合同履行中的问题;4、及时稳妥的办理合同的变更或解除事宜,并报合同管理部门和有关领导审查、批准;5、及时向合同管理部门报送合同正本、招投标文件及与合同有关的各种纪要、变更等资料,及时反映合同履行中出现的法律问题并落实解决方案;6、参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼,负责提供有关的一切资料;7、安排专人负责合同管理工作,及时做好本部门合同副本及有关文件的归档工作,建立本部门合同台账;订立合同,如涉及公司内部其他单位的,应事先在内部进行协商,统一意见,然后签约。对于涉及多个部门或难以确定由哪个部门作为合同经办部门的,由与该项业务最相近的部门负责,或由与该项业务最相近的上级主管领导确定哪个部门作为合同的经办部门。第二章 合同管理部门第六条 合同管理部门为公司合同管理的主管部门,统一管理公司的合同工作。其主要职责是:1、负责拟定、修订合同管理制度,并组织实施;2、组织宣传贯彻《合同法》及相关法律法规,组织对各业务部门合同经办人的培训;3、参与公司对外订立重大合同的谈判;4、参与标书评审和合同评审;5、对合同订立、变更及解除进行审查把关;6、负责公司本部及所属各单位的各类合同执行情况的监督检查;7、负责公司合同专用章的管理;8、负责公司合同台账、合同档案的建立和管理;9、协调单位内部和外部合同关系,对合同纠纷依法申请仲裁或诉讼;10、合同管理中需要解决的其他问题。第七条 公司财务部是合同财务监督部门,主要职责:1、负责从财务角度审查和监督合同的订立和履行情况,注重在价格、结算方式、票据等方面进行审查把关;2、负责发票的审查、签收、签发。核对发票金额和合同金额、发票内容与合同内容是否一致;合同批准程序是否符合规定,程序不完备的,拒绝付款;3、负责按合同结算条款收、付款;第八条 其他相关单位的职责:1、申购单位负责向管理部门提供本单位所需物品的规格、型号、数量、质量、时间要求等;需要进行工程建筑施工的单位,负责向主管部门提供包括维修、改造、新建、扩建工程建设的需求报告;2、质量验收小组负责对购进机器设备、材料、燃料等进行验收,并出具验收报告;3、验收单位负责对验收合格的机器设备、材料、燃料等办理入库手续;4、配合管理部门进行重大合同审查或评审,并签署审查或评审意见;第三章 合同的订立第九条 订立合同应严格按《中华人民共和国合同法》的要求及本办法的有关规定,必须遵循“平等、自愿、公平”的原则。第十条合同订立的程序1、合同相对方提出要约邀请的合同订立程序资信审查,接受要约邀请,合同内容填写,审查,批准,签章。2、我方提出要约邀请的合同订立程序对方资信情况审核,要约邀请,要约信息反馈,合同内容填写,审查,批准,签章。3、通过招标订立合同的程序市场调查,标书制作、发放,接收投标,评审,定标,订立合同,审查,批准,签章。4、设备、材料、物资买卖合同的订立程序计划准备,考察小组对标的咨询(质量、价格、售后服务等),资信审查,技术或商务谈判,草拟合同文本,审查,批准,签章。第十一条合同签订内容一般包括以下条款:1、当事人名称(或姓名)、住所、法定代表人姓名及职务、联系人,电话,营业执照注册号、开户银行及账号;签约人为被授权人时,必须提供营业执照法定代表人证明授权委托书,并填写被授权人的身份证号码。 合同对争议解决方式和管辖的约定,原则以由我公司住所地人民法院管辖的诉讼方式解决。2、标的或标的物(指货物、劳务、工程项目等)名称、型号、规格等;3、数量和质量,包括适用规范、质量标准和检测方式等