采购业务.ppt

采购业务处理课程目标能力目标能够操作采购业务模块处理企业物流中的各种采购业务知识目标掌握常规采购业务、暂估入库、退货业务、直运业务、代管物资、受托代销等业务处理的流程采购系统模块采购管理系统,是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理、质量检验管理等功能综合运用的管理系统,对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪,实现完善的企业物资供应信息管理。该系统可以独立执行采购操作;与供应链其他子系统、应付款管理系统等其他系统结合运用,将能提供更完整、全面的企业物流业务流程管理和财务管理信息。建立供应商档案在质量模块提供对供应商考核的管理规范的采购价格管理,严密的限价预警控制,提供历史价格对比分析手段,有效控制采购成本可由MRP直接生成采购申请单,也可由配套查询和缺料查询生成提供供应商配额管理,大宗原材料按比例采购可自定义多种采购业务流程合理配置业务流程可帮助企业优化流程,加快实施进度采购订单可由销售订单或采购申请单生成。采购订单是采购系统的核心单据,需重点掌握采购订单可下推成多种业务单据可在“系统设置”中配置采购预警功能由采购发票直接生成应付款,准确及时地进行应收账款的结算和分析采购管理——业务整体应用流程计划订单采购合同供应商管理价格管理采购订单收料通知单外购入库单存货核算检验申请单发货检验单退料处理采购申请单钩稽分析报表采购发票核销凭证处理退款单其他应付单期末调汇期末结账总账系统付款单票据处理费用发票采购报价单供应商考核业务处理采购申请单采购申请单是各业务部门或计划部门根据主生产计划、物料需求计划、库存管理需要、销售订货、或零星需求等实际情况,向采购部门提请购货申请、并可批准采购的业务单据。采购申请也可以由采购部门统一汇总输入或系统自动合并。采购申请单可以手工录入,也可以从库存缺货查询录入,或物料配套查询生成,或根据计划自动生成,或根据销售订单关联生成单据中的建议采购日期是扣除了提前期的采购到货日期系统提供采购申请单合并功能,合并时可以直接合并和按需求日期合并采购申请单通过下推可以生成采购订单注意:采购订单采购订单是企业采购部门根据各种采购申请单制定,并交给供应商资料作为订货依据的单据。采购订单是采购订货业务工作中非常重要的一个管理方式,通过采购订单可以直接向供应商资料订货并可查询采购订单的收料情况和订单执行状况。此单据用户可以不填制,单据生成后要审核。采购订单是根据采购申请单制定并提交给供应商的订货单据采购订单可以手工录入,或通过关联采购申请单、采购合同以及销售订单生成订单中的单价、折扣可以根据一定规则自动获取根据采购申请单生成采购订单时,按照供应商供货信息中的供货比例自动进行数量分配注意:业务处理收料通知单收料通知单是采购部门在物料到达企业后,登记由谁验收、由那个仓库入库等情况的详细单据,便于物料的跟踪与查询企业中存在一些受托加工物料,这些物料的暂时处置权虽然在本企业,但所有权还在委托单位。这些物料只计算数量、不需要核算成本,称为代管物料。收料通知单和退料通知单可以帮助企业处理代管物料的业务。一般来说,收料通知单可以通过手工录入、订单确认、采购发票关联、由销售出库单自动生成等多途径生成。注意:业务处理外购入库单外购入库单,又称收货单、验收入库单等,是确认货物入库的书面证明,外购入库单也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证。外购入库单,又称收货单、验收入库单等,是确认货物入库的书面证明表体中的单价按照相应的价格规则进行携带,但当外购入库核算完成后,系统会根据采购发票、费用发票核算出相应的单位入库成本,此入库成本会反写到入库单的单价中审核后的外购入库单可以在存货核算系统中进行入库核算,确认采购成本如果是采购退货,则在外购入库单据中选择红字注意:业务处理采购发票采购发票是企业采购物料时供应商开据的发票,是财务上非常重要的一种原始单据。采购发票在形式上分为专用和普通两种,它们的区别在于专用发票涉及增值税,而普通发票不涉及,具体选择可以按用户实际情况选择。不管是专用发票还是普通发票也分两种,即蓝字、红字发票,它们的生成方式也有所不同。蓝字发票是真正的采购发票,而红字采购发票则是指退货发票。普通发票在格式上只比专用发票少了几个与增值税有关的项目其他操作相同。费用发票是运输单位开给购货单位、加工单位开给来料单位等,据以付款、记账、纳税的依据多张入库单可对应一张开票,一张入库单也可拆单对应多张发票如果是采购退货,则在采购发票单据中选择红字业务处理钩稽钩稽即是将入库单的数量与发票进行核对,是核算入库成本的依据。在企业的采购业务开展过程中,并不是一张发票严格地对应一张入库单,经常可能是一笔采购业务,企业分多次收货入库,而供应商汇总开出一张发票,为了正确核算出每一次