营运部资料管理制度汇编.doc

内部文件严禁外传市益田商业管理营运部资料管理制度 编制部门:营运部编制时间:二○○七年十月二十日修订时间:二○○九年二月十二日市益田商业管理营运部资料管理制度制度名称营运部资料管理制度编号SY-ZD-YY-2009-001目录第一章总则1第二章文件的管理1第三章附则4附件:《发文登记表》《收文登记表》修改时间修改页码修改状态修改人审批人2009年1月8日1-2胡婷编制人:洪淑芝、王晓红日期:2007-12-2审核人:成钦田日期:2008-01-08批准人:日期:版本号2009-1市益田商业管理营运部资料管理制度第一章总则第一条为了加强对营运部工作中往来的文件资料进行及时归档和管理,全面提高资料管理的工作效率,使营运工作得以更有效开展,特拟制定本制度。第二章文件的管理第二条需归档的文件(一)政府下发的重要文件及相关部门来函;(二)公司下发的重要文件(三)商户资料1、商户基本信息资料(公司背景资料、营业执照、卫生许可证等)2、商户日常往来文件(包括传真、联络函、申请书等);3、文件:与商家洽谈的会议纪要、各种问题的解决方案等;4、商户公共场地租用协议、VIP折扣协议等;(四)部门文件:会议纪要、工作联络单、请示、报告、函件等;(五)部管理资料(客户投诉登记、营运日志、各类报表报告总结);(六)场地租赁收费标准;(七)部门年度工作计划;(八)部门制度建设及人员配置;(九)其它重要资料。第三条文件的收、发管理营运部收发文件管理以租户和楼层为单位进行归档管理,由专人负责租户资料管理及保存工作。(一)收文:部门文件统一由资料管理员进行收取、登记,然后交由部门长签批处理意见,再由资料管理员进行分发。1、资料管理员在接到文件时应及时进行登记,并做好电子文档备份;2、资料管理员须跟进需要回复的文件处理情况,进行存档;(二)发文:发文分为两种情况:1、对发文:对发文是指发给公司部的工作联络单、工作请示等,对发文根据文件分为两类:(1)需说明的文件:经办人在资料管理员处取号,登记文件名称——经办人草拟文件,并走公司部文件签批流程——经办人将处理文件原件进行存档;(2)无需说明的文件:经办人在资料管理员处取号,登记文件名称——经办人草拟文件,并走公司部文件签批流程,需集团领导签批的文件交资料管理员——资料管理员统一将文件交集团总裁办——集团领导签批意见后,由资料管理员统一领取,存档后再分发;(二)对外发文:对外发文是指以公司名义或部门名义对外发文,包括通知、复函等。(1)公司名义:经办人在行政人事部取号,登记文件名称——经办人草拟文件,并走公司部文件签批流程(需集团领导签批的参照对发文流程二)——经办人将签批文件复印件进行存档;(2)部门名义:经办人在行政人事部取号,登记文件名称——经办人草拟文件,交部门长审批——经办人将签批文件复印件进行存档;第四条文件的传阅、借阅管理(一)传阅、借阅程序、围及时限:1、文件需在部门传阅时,由资料管理员将文件交部门长审核,签字认可后发放部门员工进行传阅,文件传阅后必须即刻归还,一般不超过两个小时;2、部门员工在看过文件后需签字确认,由最后签字的员工将文件交回资料管理员处进行归档;3、部门员工需借阅本部门的文件资料、专业书籍等,需在资料管理员处填写《文件借阅登记表》,并由部门长签字认可,方可借阅。文件借阅根据不同的要求,资料管理员控制借出围