2如何提高工作效率及行程会议安排.doc

:正确、简明、经济及富有弹性,兹分别简述如下:(1)正确:良好档案管理,是希望能做到调阅某一档案时,就能迅速地找到,因此档案分类及存放要正确,取用后归档也要正确地放回原处,不可紊乱。(2)简明:档案管理须力求简单明了,其分类也要简明,放置位置及使用方法,让公司里有关人员都能清楚与了解,使上司或其它同事也随时可取用参考。(3)经济:档案管理人员多寡,视实际需要而定,不宜太多,以节省开支;档案所占位置愈小愈好,以免浪费空间,因此档案要确定。保存年限,适时销毁(即处理掉)清理已失时效者。(4)富有弹性:档案在分类上立案上要富有弹性,以商应业务扩充或临时变动。如以人事档案为例,若机关或公司规模小,人事十分单纯,分类就不必太精细,而公司扩充人员增加后便须详细划分,分为任用、训练、考核、薪资、升迁、请假、退休、辞职等类。(1)处理业务参考:一个机关或公司档案,可以供业务承办人员在处理业务时作为了解案情及立意遣词参考或援引;以期在业务处理上不会发生矛盾分歧现象,回复信件也不致于重复。(2)可作为法令依据:一个机关或公司业务计划与施行,必定要牵涉到许多国家法令或公司本身规章或会议决议,而法令、规章、会议记录,都是公司档案一种,所以档案可作为法令依据。(3)可作为了解机关或公司历史参考:介绍一个机关或公司概况,必须要叙述其沿革,以见其发展轨迹与成就,而要真切地了解其沿革,惟有参考其档案,以获得正确资料。(4)可作为研究时参考:一个机关或公司档案,是研究时最直接最正确原始资料,撰写公司有关学术报告或业务报告,必须要运用档案。此外,一个机关或公司档案,其中必定有些秘密性,如果档案管理妥善完美,就能达到保密功用,否则管理失当,甚至发生丢失档等情事,因而泄漏了公司秘密,使公司业务遭遇到重大障碍或损害。) 待处理事项之文件在未归档前应如何整理﹖待办事项文件今天未来特定日子不特定日子B) 传统所谓“档案”之外一些特殊档案:待归档初步分类–分大檔分二类--百分之百确定需要归档/不确定是否要归档分二类--紧急/不紧急待读档工作流程文件参考档:依据工作内容/行业/兴趣名片檔剪报档C)如何追踪被调阅文件﹖D) (1)例行性工作与执行性工作处理程序如何计划优先级FollowupSystem建立(2)拆阅信件程序(3)向上司报告方法(4)交件呈送上司方法(5)如何善用他人时间(6)一心二用(7)PERT(工作进度评估术)(8)(1)每日列出“应做事项”及排列优先级。(2)每星期做全周工作计划。(3)设定预计工作完成时间。(4)在工作空档,计划全日尚未过完时间(弹性)。(5)如发现自己在拖延,问自己逃避何事,将大计划分数个小工作,个个击破。(6)减少无生产力活动,如闲聊等。(7)保持座位整齐、有秩序。(8)每件物品及文件均有定位,可立即找到使用。(9)学****拒绝技巧。(10)保持每日最有生产力时间作有创意性工作。(11)询问专家意见以减少时间消耗。(12)学****说“不”(13)﹖突然来访客人没有目标或临时召开会议杂乱无章过分投入办公室琐碎事务不合作人(包括自己)拖拖拉拉看太多电视赖床(而你该起床时)完美主义担忧唠叨犹豫不决不必要愧疚感瞎忙广告邮件胡思乱想为没作事懊恼(要是我曾…..)抗拒改变计算机游戏(当你该用计算机工作时),不妨自问:我生活均衡吗?我是否让不必要干扰占据我大量时间呢?我必须接电话有几通﹖必须打又有几通?我可以袪除那些活动,好为自己省下时间?我是否将事情分派给别人做?如或不然,我该怎么作才能节省时间?我做那些事情必须更有效率,才能够有效运用时间呢?我是不是看太多报章杂志?我是不是依照事情重要性去做事,还是我常听任自己分心,不去做真正重要事?我可以如何改变,好为自己每天都节省更多时间呢?、梦想及个人人生任务相关可以实现目标包括下列三要素:这目标必须切合实际这目标必须可以达成你必须愿意做必要牺牲写下目标如何实践目标目标应与你亲近人一致下定决心每个目标都有期限,各个击破注意路障(犹豫不决、拖延怠惰…..)将目标放在第一位要有热忱与别人分享你目标近程与远程目标兼备坚决,(1)顾客寄来一封欲订购产品信件。(2)下周三公司经理会议通知。(3)一本公司订阅杂志,内有两