2020年商务接待流程及标准资料.doc

九行金融信息服务南京股份有限公司商务接待流程及标准 一、目的为树立公司品牌形象,扩大对外联系和交流,本着“热情礼貌、服务周到、规范接待,标准管理,成本控制”的原则。二、范围本标准适用于公司各种接待工作。三、职责综合管理部为公司商务接待工作的归口管理部门,负责接待工作的安排和管理,拟定重要客户的接待计划,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障,并做好后续重要信息的传递及存档工作;公司各部门在接到重要客户来访预约后,应在OA上填写《接待联系单》及《用车申请单》及时把信息传递到综合管理部,并协助其拟定接待计划,需公司领导出面或由综合管理部协调的重要接待,应提前2天告知。四、计划与准备1、综合管理部在接到公司领导通知或相关部门接待联系单时,应充分与申请部门沟通,详细了解客户的基本情况:客户职务、来访具体时间、人数、逗留日期、目的和接待要求等。在此基础上拟定相关接待计划,编制日程安排表,酌情安排接待标准。2、综合管理部根据拟定计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。3、综合管理部根据客户情况提前按接待标准预定好宴请客户的酒店,酌情安排酒水、香烟、用餐标准;需住宿的应提前按接待标准预约好客户下榻酒店。4、综合管理部根据情况计划安排客户用餐酒店、游览路线、购物商场、娱乐项目。5、因会议需要综合管理部需准备会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员,并安排现场摄影摄像等。6、综合管理部根据情况安排接待所需车辆,保证车辆清洁,安全性能良好,接送人员负责协作综合管理部接待人员协调安排,统一调度。7、如有需要综合管理部应根据情况提前为客户购买车票及机票。五、接待标准一级接待标准:陪同人员:总经理、副总经理、综合管理部部长1、迎接:总经理、副总经理、综合管理部部长在机场、车站、公司门口迎接,注意把握迎候时间,提前等候于迎接地点,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序(遵守介绍时的先后次序。正规的做法,是要先介绍主人,后介绍客人;先介绍职务低者,后介绍职务高者;先介绍男士、后介绍女士;先介绍晚辈、后介绍长辈;先介绍个人,后介绍集体。在接待外国来访者时,若宾主双方皆不止一个,则为其双方进行介绍时,要先介绍主人一方,后介绍客户一方。不过在介绍各方人士时,通常应当由尊而卑,按照其职务的高低,依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时,待客人先伸手后,主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度,初次见面时,时间一般控制在3秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。)2、参观:总经理、副总经理、综合管理部部长陪同,由综合管理部部长沿途介绍城市基本情况以及到达公司后详细介绍公司信息。3、座谈:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。可根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌,调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。4、用餐标准:综合管理部根据公司标准预定酒店:5、下榻宾馆标准:综合管理部根据公司标准预定酒店:6、综合管理部根据情况、客户意愿和兴趣提前计划参观游览路线。7、综合管理部根据情况购买礼节性礼品。二级标准:陪同人员:副总经理、综合管理部部长、相关部门经理1、迎接:由综合管理部人员到公司驻地门口迎接,引导客户。2、参观:副总经理、综合管理部部长、相关部门经理陪同,由综合管理部部长沿途介绍城市基本情况以及到达公司后详细介绍公司信息。3、座谈:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。4、用餐标准:综合管理部根据公司标准预定酒店:5、下榻宾馆标准:综合管理部根据公司标准预定酒店:6、综合管理部根据公司标准购买礼节性礼品。三级标准:陪同人员:相关对口的部门经理及人员1、参观:相关对口的部门经理及人员陪同,由相关人员沿途介绍城市基本情况以及到达公司后详细介绍公司信息。2、座谈:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁,将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。3、用餐标准:综合管理部根据公司标准预定酒店:六、接待礼仪:1、仪表:面容清洁,衣着得体。2、举止:稳重端庄,从容大方。3、言语:语气温和、礼貌文雅。4、态度:诚恳热情,不卑不亢。5、迎接客户时:要注意把握迎候时间,提前等候与公司门口或车站机场,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序。6、接受名片时:要以恭敬的态度双手接受,默读一下后郑重收入口袋中。7、过走廊时:通常走在客人的右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸右手示意,并说“这边请”。8、进电梯时:要告诉客人上几楼,让客人先进、先出。9、座谈时:客人落座后,要以双手奉茶,先客人,后主人,先领导,后同事。