应用文写作之商务信函.doc

中文商务信函的写作格式中文商业商务信函的写作格式   如同一般信函,商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。   (1)开头   开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写,称呼后用冒号。(2)正文   信文的正文是书信的主要部分,叙述商业业务往来联系的实质问题,通常包括:   ①向收信人问候;   ②写信的事由,例如何时收到对方的来信,表示谢意,对于来信中提到的问题答复等等;   ③该信要进行的业务联系,如询问有关事宜,回答对方提出的问题,阐明自己的想法或看法,向对方提出要求等。如果既要向对方询问,又要回答对方的询问,则先答后问,以示尊重;   ④提出进一步联系的希望、方式和要求。   (3)结尾   结尾往往用简单的一两句话,写明希望对方答复的要求。如“特此函达,即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话,如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写,“此致”、“敬祝”可紧随正文,也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。   (4)署名   署名即写信人签名,通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内具体部门名称,也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函,为郑重起见,也可加盖公章。 (5)日期   写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要,不要遗漏。外贸信函的结构(1)信封。信封一定要写得准确、整洁,是写信封的基本要求。但英语和汉语在地址的写法上是截然不同的。    英文信封的基本格式是(美国式):    THETENTHNATIONAL    BANK,Stamp    101WallStreet,    .,         mail    ,    No363,RenminRoad,    ChongQing,630000    China    这是英文信封的通常写法。按照中文****惯,则是这样的:    630000    中国重庆人民路363号:贴    邮票    李  明先生收    美国纽约市第5邮区·华尔街101号第10国民银行寄    由上例可见,英文和中文信封写法的最明显的区别,是收寄信人的先后排列不同。英文信封是先在左上角写上寄信人的名址(这是美国式写法,英国式写法往往将寄信人名址写在信封的左下角。),在信封正中写上收信人名址。在名址的排列顺序上,是先写收(寄)信人的姓名(名称),第二行写住址的门牌号、街名,第三行写城镇名称及所在地区的邮政区码,第四行写州名、国家名称。我们所熟悉的汉语信封写法和这就大不一样了。需要注意的是,我国由国内发往国外的信件,邮电部门规定有统一的外函信封。其要求是,信封的正面写收信人名址,背面写寄信人名址。收信人名址应用英文书写,寄信人名址除国名用英文书写外,均用中文书写。  (2)信头。商贸英文书信与中文书信不同的一个特点是,在信纸的开头必须首先写上信头,即寄信人的名址和写信日期。而在中文信件中,这一部分是放在书信的末尾的。这是英文书信的固定格式。通常,信头写在信纸的右上角,先写寄信人名址(与信封上写法一样),再写写信日期。但也有写在信纸正上方和左上角的。如:    例一:    150KensingtonR