秘书实务考试重点.doc

实务考试重点礼宾次序常用的5种方法 1. 依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。2按字母顺序排列。 3依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列4依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列 5不排列即不分先后 涉外礼宾的准备工作。 1. 搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。 2. 注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活****惯。 3. 拟定来宾访问日程。 涉外会见、会谈的程序。 1. 提前约定。。. 4. 会见、会谈  接待计划与安排 1、说明接待计划的三项内容: (1)接待规格;(2)日程安排;(3)经费列支。 2、人员安排中计划中应写明;(1)主要陪同人员;(2)主要工作人员; (3)住宿地点、标准、房间数量;(4)宴请时间、地点、标准、人数 (5)会见、会谈地点、人数、参与人员。 3、日程安排计划: (1)日期、时间、地点;(2)活动内容;(3)陪同人员。 4、接待经费计划(列支); (1)工作经费;(2)餐饮费;(3)住宿费;(4)交通费; (5)参观费;(6)其他不可预见费用。 进行岗前培训的基本原则和要求 ①.不卑不亢:、企业的大小应以礼相待,互相尊重 ②依法办事: ③内外有别:指要有保密观念,既要保守国家机密,也要保守本单位的机密。 ④了解国际交往的基本礼仪:即见面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等等 新闻发布会的注意事项。 1. 确定新闻主题,选择发布良机。、落实宴请范围。 2. 确定会议主持人,。 庆典活动组织工作重点。  。。。 。6 安排其他活动。。 开放式和封闭式办公室优缺点。 1开放式:有利于沟通 节省办公空间 办公设备共享。难保机密 干扰大 无私人空间 :有利于安全保密 集中注意力 保护隐私。难交流 费用高 选择不同办公模式的方法 。。 。。 。 办公模式发生变化的原因 ,尤是通技的改变人们的联系不受地理位置限制,不再办公场所也能进行工作。,又能有更优秀的人才完成任务,需要压缩办公室面积,以最小投入得最好效益。,不再拘于一种固定工作模式。,多干事情多得报酬。,必须打破“铁饭碗”,用多种方式激励员工的工作积极性。制定计划的作用。 1指明办公室工作所起的作用及所处的地位 的主攻位置,所拥有的人、物、财力部署的根据4指明事务顺序先后安排5是一种主要控制手段和数量化财政计划 计划工作主要内容 1每一项工作的起始时间、阶段时间和最终期限。 。。 安全检查的主要内容及原则 ,掌握动向,制定防范措施。 ,掌握必要的知识与技能,使之处于良好备用状态。 原则:1加强领导 统一指挥 控制事态发展3以人为本 保护公众利益4公开透明 面对公众。 突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容 必要性: 内容:1.《事故情况记录表》:事故发生日期、时间、地点、涉及人员,事故过程。证人 2.《工伤情况报告表》:事故发生日期、时间、地点,涉及人员基本情况,事故过程细节,救治过程,医疗处理情况,证明人 办公设备购买和租用的优缺点及其采购程序 1购买:优点:为组织增加固定资产。使用方便。缺点:一次付费过高。设备难更新。 2租用:优:最初投入费用低,并能被获得的利润补偿。租用协议包括维护修理。 便于更新换代。缺点:常年租用费用过高。提前终止合同会有很高赔偿。 采购程序:提出购买申请 审批落实费用 选择供应商 签订供货合同 货物验收入库 支 付货款。 正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素  ⑴比较不同供应商的要价:初次洽谈的价格 ⑵降低价格方法,如批量购买,节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商 ⑶购买后还要考虑费用的支出,如:占用空间费用,存储物品报废,存储过多占用资金  ⑴保证购买后能满足需求 ⑵选择不合格物品的供应商 ⑶比较供应商交货的时间⑷供应商能说到,做到,有诚信,很可靠  ⑴比较为客户提供服务是否方便,如所提供的订购方式 ⑵供应商所在地点方便联络和交货  ⑴送货整个过程中,保证货品安全,包装,存放,运输和交货 ⑵比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全,如查订货单,交货单等 ⑶了解商家规模的大小,经商史上的信誉度,如为客户保密的可靠性申请费用以及报销结算的步骤是:1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表,详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况,并亲自签字。 2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意,并签字批准。 3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门,领取支票或现金借款;一种情况是先由申请人垫付,完成商务工作。 4、在进行商务工作中,无论是使用支票,还是使用现金,都要向对方索取相应的发票,其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。 5、商务工作结束,申请人应将发票附在“出差报销单”后面,并亲自签字提交出纳部门,由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付