秘书四级考试复习要点.doc

秘书四级复****要点会议管理会前筹备一、拟定会议议程、日程会议议程:是为完成议题而作出的顺序计划,即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。会议日程:根据议程逐日作出的具体安排,它以天为单位,是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。1、会议议程的内容:开幕式;领导和来宾致辞;领导做报告;分组讨论;大会发言;参观或其他活动;会议总结,宣读决议;闭幕式。2、会议日程的内容:根据议程逐日做出具体安排。3、会议议程和日程的作用:与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题,清楚会议顺序计划,即获得有效信息。议程是一个沟通的平台,一个高效的市场管理工具。4、 会议议程的制定程序(1)明确目标和参加者(2)安排各议程事项的时间(3)确定每一项议程(4)决定会议讨论形式:①典型的会议形式:自由讨论式②头脑风暴式③团队列名方法④小型团队(5)决定会议决策的方式5、会议日程的编制方法;(1)制定议程表时,应注意议题所涉及各种事物的****惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。(2)制定议程表之前还须明确会议活动人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。多采用表格形式。(3)宣布议程。(4)尽量将同类性质的问题集中排列在一起。(5)保密性较强的议题,一般放在后面。6、会议议程和日程的区别:议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题概略安排,并冠以序号将其清晰地表达出来。会前发给与会者。日程是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式。7、正确处理会议临时动议二、提供会议地点的备选方案1、会议地点选择的要求:(06年11月)考虑的因素:(1)交通便利。(2)会场的大小应与会议规模相符。(3)场地要有良好的设备配制。(4)场地应不受外界干扰。(5)应考虑有无停车场所。(6)场地租借的成本必须合理。2、会议酒店的类型划分:按类型分:商务型、度假型。按地点分:位于市中心、位于市郊。3、工作程序(1)会议目的与形态(2)实质上的需求、与会者的期望(3)列出选择会议场地需求的工作清单:所在地区情况会场的环境会议地点的设施(4)确定会议场地随意抽查的内容:一个单人房间、一个双人房间、一个套房的设备。(5)对会议地点进行确认★随意抽查一个单人房间、一个双人房间和一个套房的设备。(06年11月)(6)签订书面合同合同应包括的细节:①确定全部会议场地,包括每个房间的名称及可供使用的时间。②确定保证的客房间数。③确定有旅馆提供的免费商品和服务。④说明特殊设备安装活改装,是否需要增加特别人员,服务或设施,并明确开支怎样负担。⑤确定预定和开票手续,包括组织方为宾客承担财务责任的限度。⑥列明应向参加者个人直接收取的费用。⑦指定可以取消预定而不向参会单位收费的一段时间或作后期限。4、广泛收集会议地点的信息(1)会见能作决策的人,有利于以后解决可能出现的问题。(2)只要可能,一定要在酒店建议的日期去参观。(3)不要出于个人原因再次参观酒店。(4)不要带家属同行参观。(5)要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至。(6)要考虑另外一两家酒店作为备选。5、实地考察会议地点的注意事项三、布置会场和安排座次1、会场整体布局的要求:(1)庄重、美观、舒适,体现出会议主题和气氛,同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。(06年11月)(2)会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。(3)中大型会议要保证一个绝对的中心,因此多采用半圆形,大小方形的形式,以突出主持人和发言人。(4)小型会场要注意集中和方便。2、主席台的座次和场内座次3、工做程序:(1)会场整体布局安排:确定会场形式;合理拜访桌椅;布置附属性设备。★声像布置的内容。(06年11月)(2)主席台的座次和场内座次安排:主席台:(06年11月)①依职务高低和选举的结果安排座次。②为工作便利,会议主持人有时需要在前排的边座就座,有时可按职务顺序就座。③主席台的座次的编排应编制成表,先报主管上司审核,然后贴于贵宾室,休息室或主席台入口处的墙上,也可在出席证、签到证证件上标明。④在主席台的桌上,于每个座位的左侧放置姓名台签。其他人员座次:(06年11月)①小型会场:一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座;反之,为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。②中大型会场:横排法、竖排法、左后排列法四、发布会议信息1、会议信息的类型2、工作程序(1)传递会议通知信息(2)分发传递会议文件:环节:准备、登记、附清退目录、封装、发出。(06年11月)★签到时发出的主要文件。(06年11月)(3)沟通传递会议有关情况3、发布会议信息前要进行报审4、要对媒体进行选择5、发布会议信息的程序:收集、筛选、加工、报送审核、发布6、媒体的类型:地方媒体、全国性媒体、会议组织者自有媒体、发言人或参会者家乡