友讯达---OA系统管理制度.doc

深圳市友讯达科技发展有限公司文件类别管理规范OA系统管理制度文件编码文件名称制订2012年11月28日页码第1页,共6页修订第A0版,第1次修订目的为了加强对OA系统、视高协同视频会议系统、企业邮箱系统的管理,提高公司工作效率,有效降低和节约成本,加快办公自动化建设,保障文件和各种信息传递快捷通畅,最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题,从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展,结合公司实际情况,制定本制度。二、职责管理机构人力资源行政部负责办公OA系统、视高协同视频会议系统、企业邮箱系统的规划、推广和检查考核工作IT信息部负责开发、实施、培训和维护工作,对系统实行统一部署,分级管理,指导系统使用人员规范使用办公自动化系统系统。使用单位负责监督该系统在本单位的正常运行,负责系统运行与IT信息部的衔接工作。使用人员OA系统、视高协同视频会议系统、企业邮箱系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度,按照工作权限,认真完成本人在系统中所承担的工作任务。三、OA系统用户权限的开通和注销1、由人力资源行政部负责现有用户、及新增用户的审核,并把需要开通的人员名单和使用权限,送至IT信息部办理开通。2、由人力资源行政部提供需注销OA系统、视高协同视频会议系统、企业邮箱系统的人员名单,由IT信息部管理员及时办理注销,注销前应备份用户OA系统、视高协同视频会议系统、企业邮箱系统文件。,需向公司人力资源行政部提出申请,经人力资源行政部审核同意后交由IT信息部系统管理员进行变更或调整,同时将审批结果抄报IT信息部。发布批示会签审核提案刘伟深圳市友讯达科技发展有限公司文件类别管理规范OA系统管理制度文件编码文件名称制订2012年11月28日页码第2页,共6页修订第A0版,第1次修订四、运行规范1、使用OA系统、视高协同视频会议系统、企业邮箱系统的各级用户应保证各类文件处理的响应时间。员工上班后第一时间(30分钟内)登陆OA系统,查阅邮件、信息等文件,并保持OA系统处于在线状态,确保信息通畅,以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送,因公在外人员每天必需登陆OA一次。如不按时查看,导致相关通知等未及时传达到位,致使发送文件的人员工作没能如时开展,则可告知人力资源行政部,由人力资源行政部对收件人根据事情的严重性,按照公司奖惩制度给予从严处理。2、协同及固定表单工作处理流程所涉人员,在接收到待办事项后,正常处理时间应不超过8个工作小时(即一个工作日内)。如有应长期外出、请假、调休等特殊原因造成无法使用OA系统、视高协同视频会议系统、企业邮箱系统的,必须将所有或部分权限授权给关联人员,以保证各类业务的正常流转。3、每位OA系统的用户的登录名和登录密码应予以严格保密,并做到定期更新密码,以防他人盗用账户,由于密码泄漏造成的损失由用户名所有人负责;同时为保障系统安全,各个用户不得在网吧和其他公共场所使用公用电脑登录OA系统,而应使用公司或家中的电脑登入。4、每位OA系统、视高协同视频会议系统、企业邮箱系统用户要保证在系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性,并对所发布和审批的内容负责。在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威,相应人员应予以执行和遵守。5、OA系统、视高协同视频会议系统中的各分类公告