档案查借阅复制制度.doc

档案查阅、出借、复制制度第一条公司员工因工作需要查阅档案材料,需按以下流程填写《档案查阅/出借/复制申请单》;并于档案管理员处填写《档案查阅登记簿》方可查阅:1、本公司员工可直接查阅本职能有关的档案材料;2、查阅本职能范围外的本部门档案:本人-本部门经理-查阅;3、因工作需要查阅其它部门的档案材料:本人-本部门经理-本部门分管理领导-档案管理部部门经理-档案管理部门分管领导-查阅;4、查阅密级档案:本人-本部门经理-本部门分管理领导-档案管理部部门经理-档案管理部门分管领导-查阅;5、集团及各分、子公司证照:本人—本部门经理—查阅;6、财务档案只可查阅不得外借,任何人查阅财务档案需经总经理审批。第二条档案材料一般不外借,只限在档案室阅览。确因工作需要外借时,需填写《档案查阅/出借/复制申请单》,经公司相关领导批准,方可出借:1、本公司员工借阅本部门有关的档案材料:本人-本部门经理-档案管理部门经理-借阅;2、因工作需要借阅其它部门的档案材料:本人-本部门经理-档案管理部门经理-借阅;3、借阅密级档案:本人-本部门经理-分管领导-档案管理部门经理-档案管理部门分管领导-借阅。4、借阅集团及各分、子公司证照:本人-本部门经理-分管领导-档案管理部门经理-档案管理部门分管领导-借阅。经审批后需填写《档案出借登记簿》,借期不得超过一周。到期后仍需继续使用的,应向档案部门说明情况,重新办理借阅手续。第三条利用者未经允许不得摘抄、复制档案。确需复制档案者,需填写《档案查阅/出借/复制申请单》,须经公司相关领导(具体规定与出借档案相同)批准,方可复制。关于查阅、借阅、复制财务档案的特殊规定:除按上述流程进行签批外,需呈报总经理最终批准后方可执行。第四条外单位一律不允许借阅我公司档案。如确因工作需要查阅档案材料者:单位介绍信-档案涉及部门经理-档案涉及部门分管领导-企管部审核-总经理批准-登记查阅。第五条利用者要爱护档案资料,不得污损档案,不得私自拆卷,严禁涂改、圈划、抽换、批注、污损、折皱等。如发现上述问题,将追究当事人责任。第六条利用者归还档案时,在《档案出借登记簿