办公自动化与文档一体化.doc

办公自动化与文档一体化
摘要:信息技术的发展引发了办公领域里的一场革命,使人们从靠纸张传递信息发展到全新的网络信息时代,办公自动化(OA)技术的发展与应用,使文档工作一体化得以实现。
关键词:OA;文档;发展与实现
信息化社会的形成和微电子技术日新月异的发展,对落后低效的办公手段提出了挑战,如何运用办公自动化的手段来提高文档工作的效率和管理水平,实现文档一体化,以适应现代社会发展的需要,是摆在当前的一项紧迫任务。

1 办公自动化的由来

办公自动化(OFFICE AUTOMATION 简称OA)一词始见于1948年,它是数据处理的同义词,60年代作为办公自动化的核心设备文字处理机问世,到1972年,美国LEXITRON公司制成电视显示式文字处理机,开始获得广泛使用,由秘书、文书和专业人员操作使用不同功能的自动化设备,进行各类文件的草拟、编辑、检索以及各类信息的收集、传递和存贮。
办公自动化是信息革命的产物,世界先进国家,70年代,OA系统只具有电子邮件、电子报表、电子文件、电视会议、多功能电话系统、数字通信交换设备、传真设备等多功能大量的新型办公设备。80年代,随着局部网络技术和远程通信技术的发展,办公自动化又向系统化、标准化、结构化、网络化、综合化的方向发展。90年代,综合业务数字网(ISDN)开始使用,办公自动化采用高频带局部地区网(LAN)得到普及。办公自动化发展涉及两个重要内容: OA所提供的功能(即应用),以及实现这些功能的手段和环境(即OA使用的工作站)。OA的应用有两大革新,即复合式文档以及计算机支持的群体工作(CSCW),复合式文档包括编辑、图像、数据库、电子表格、声音以及图像处理等多种功能,复合式文档的管理(存储,检索,控制和分配)又将促进OA的组成工作方式,5-10个工作站都可接到带有光盘的服务器上,从而促进面向目标数据库和关于数据库管理系统的结合。这些技术把OA从靠纸张传递信息的时代发展到全电子信息传递的时代。
办公自动化是一个以计算机和现代化通信技术为核心,由其他办公设备相配套而构成的综合性现代技术系统。办公自动化是一个以信息生成、存贮、利用为主要内容的信息处理系统。办公自动化是一个以办公室为环境,以办公人员为主体,以提高效能服务为目标的人机结合的科学管理系统。
中国党和政府十分重视现代化技术的应用和发展,党的十一届三中全会以后,中国紧跟世界现代化发展的步伐,提出改革开放,加快国民经济发展的战略目标。***同志曾在1984年题词:“开发信息资源,服务四化建设”。***总书记指出:“振兴我国经济,电子信息技术是一种有效的倍增器,是实现能够发挥作用最大,渗透性最强的新技术”。

2 办公自动化技术在文档中的应用

文书处理工作手段的现代化是贯穿于整个办公自动化系统的中心内容,以纸质、手工为主体的传统办公方式,越来越受到以计算机为主体的新技术的冲击,在最低层次的办公系统中,需要具有文件的生成、登录、办理、立卷、归档、存贮、检索等自动化功能。更高层次的办公自动化系统应具有对包括文件在内的办公信息提取、筛选、分析、综合以及传递等自动化功能。这些功能使办公自动化系统具有对整个组织结构、业务活动的管理控制功能。
最高层次的办公自动化系统具有决策支持功能,要实现决策支持功能,就需使