英文商务信函格式.doc

您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真,都代表着您公司的形象,显示您公司的水平和实力,同时,相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。所以,商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通,在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。  商务信函写作前言   作为一家外贸出口企业,您必须经常跟您的国外客商打交道。因而,各种商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。您是否有这样的感受,花费了大量的时间和精力,对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规范却没有十足的把握。在本手册里,我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧,相信对您的工作具有很高的参考价值。   商务信函的重要性   也许你会问“商务信函真的这么重要吗”?   是的,答案是肯定的。   让我们一起来看看以下的调查结果。     当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时,买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢?   [参考全美最畅销的贸易书籍“BuildinganImport-ExportBusiness”]以下5个方面是买家最关心的:      供应商如何回复买家的邮件?   供应商网上的简介和/或目录是否做得专业?   当买家询问信息时,供应商是否完整答复所有问题?   供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码?   供应商如何答复买家提出的要求?     供应商多久做出答复?   供应商是否愿意对产品进行修改?   买家询问多个问题时,供应商是否答复所有的问题?   供应商的信用如何?     供应商的银行信用记录如何?   供应商银行帐户开立的年数?   大致的通常收支情况?   银行给供应商的贷款额度?   银行对供应商的帐户情况是否满意?   供应商贸易往来的信用如何?     合作者与该供应商的合作年数?   供应商可承受多大的定单?   交货是否及时?   是否能准确地完成定单?   供应商是否使用了标准质量管理认证体系?     比如ISO9000、ISO14,000(环境)、HazardAnalysisatCriticalPoints(适用于出口美国的海产品)   由此可见,您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真,都代表着您公司的形象,显示您公司的水平和实力,同时,相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。所以,商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通,在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。   商务信函的基本结构   传统信件   这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式-齐头式。主要特征就是每行均从左边顶格写,常常采用开放式的标点方式,即除了信文部分,其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。   1、信头Theheading   信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。   通常情况下,公司都会专门印制带有信头的信笺纸,包括发信人的姓名,地址,电话,传真等。当我们撰写传统信件时,直接使用这种信笺纸就可以。   2、编号(写信人的名字缩写)和日期Thesendernameandthedate     这部分内容是为了方便今后查询信件用的。   3、封内地址Theinsideaddress     这里就是指收信人的姓名和地址,一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同,但必须把收信人的姓名一并写出。另外,如果不是完全公事化的书信往来,或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来,由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份,所以可以不必填写封内地址。   4、事由Thesubjectheading     事由也就是我们通常说的主题,可以直接写明信件的重点,让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。   5、称呼Thesalutation     指对收信人的一种称呼。   较常使用的有DearSirs,DearMadam,,。称呼后面的标点,一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。   6、开头语Theopensentences     开头语没有统一的格式,但****惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期,主题及简单内容加以综合叙述,使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信,也可以利用开头语作必要的自我介绍,并表明目的要求。开头语一般与正文分开,自成一节,要求简单明了。   7、正文Thebodyoftheletter     信的主体。一封信件的优劣,完全要看正文写的好或坏。我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。   8、plimentaryclose     结尾语一般用来总结文本所谈的事项,提示对收信人的要求,如