某电子科技有限公司办公资料归档管理规定.docx

公司办公资料归档管理规定总则为加强公司保密文件、资料、合同等信息规范管理,加强文件资料的收集、归档和使用,有效地保护和利用文件资料,保障文件资料的真实性、完整性、有效性和安全性,结合公司实际情况,特制定本规定。第二章归档范围本制度所称的文件归档与管理是指在公司各项经营生产中产生并具有保存价值的文件,其中包括文件、资料、图纸、合同、账号、软盘等。主要部门归档资料管理范围:研发部:研发图纸、技术标准、工艺文件、测试记录、软盘等销售部:客户档案及资料、使用的推广平台账号、协议、合同等财务部:财务表报等采购部:供应商客户资料、合同、协议等行政人事部:人事表报、合同、协议等其他部门:重要的数据、表报、账号、密码、合同、图纸等第三章归档管理权限核实归档文件、资料的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备,归档归口部门及要求如下:(一)绝密资料由总经理另行安排人员保管。(二)一般性机密文件需要归档保管的由公司行政人事部暂为保管。(三)文件资料的归档按照“部门收集、集中管理”的原则,由公司各部门主管或者设部门兼职人员负责各项归档资料的收集与管理,按规定归档时间统一再备份给相关归档人员。(四)公司应设立资料室或单独的归档资料管理文件柜,每个月由行政人事做归档工作的跟进、清查,发现欠缺的必须及时追查,防止重要文件归档出行遗漏。(五)保密文件、保密资料必须在办公室内传阅,不得擅自扩大传阅范围,不得将保密文件和资料带出办公室。第四章执行要求未按以上规定办理,未及时归档,发现有材料丢失、损坏、泄密情况的责任人将被扣除当月的绩效工资,有下列行为之一,给公司造成损失,据情节轻重,给予50~500元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:(一)毁损、丢失或擅自销毁账号、密码、客户信息、技术数据等;(二)擅自向外界提供客户数据、研发技术图纸等;(三)涂改、伪造信息数据、技术参数等;(四)部门重要的需归档文件、合同、资料未及时上报归档或管理不善的;(五)未按手续就借阅、外带者或越级查阅者。第五章其它(一)员工调离公司时,不得将资料带走,其业务部门会同行政人事部将其客户资料接收、整理、归档。(二)重要资料、协议、合同等各部门应妥善保管,出现随意放置、丢弃的予以通报批评或处罚;重要协议、合同需传真、复印的需有行政人事部专门人员核查或代为处理。电子科技有限公司二零一五年六月九日