客户服务手册.doc

华工医药客户服务中心文件(四)
客户服务手则
目录
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4
实事求是地检查评价你的服务 9
14
身体语言的重要性 15
语气的作用 21
电话礼仪 25
如何获取主动 35
说“不”的技巧 41
46
如何赢得难以对付的客户 47
缓解压力的方法 52
与客户保持协调一致 60
处理同事之间的矛盾 74
83
如何对客户进行调查 84
把难题集中在一起 95
不断学****103

提供优质服务的基本要素
实事求是地检查评价你的服务

三个基本要素
为了改进你为客户所提供的服务,本培训手册提出几百个重要的观点,但是为了使这几百个观点能发扬光大,发挥作用,你必须恰当地运用这三个基本要素。否则的话,再多的微笑、再多的“请”和“谢谢”也不能构成好的服务。这三个基本要素是:
√扩展服务的定义。
√重新考虑谁是你的客户。
√对客户持有一种友好的态度。
扩展服务的定义
你对服务的定义决定了你同客户的每一次交往。如果你像一般人那样认为服务仅仅是为客户提供他们所想要的商品或服务,那么当客户提出的服务要求你们无法满足时,你就使自己陷入了困境。如果你扩展了对服务的定义,使之包括“满足各种不是很明显的客户需求”,那么你就永远也不会遇到你无法为客户提供某种服务的时间。
通过满足不明显的客户需求,比如说当客户有了问题,同情地听他讲述,或是当无法为客户提供他所要求的服务时,为他提供其他选择,你就可以拉大竞争对手同你之间的差距。
重新考虑谁是你的客户
通常我们把客户的定义限定为我们客户服务中心外部的人,客户的第一层含义是“购买商品的人”,第二层含义是“与之打交道的人”。
外部客户:外部客户是那些与你面对面或通过电话与你打交道,在客户服务中心治疗或要求服务的人。他们是传统意义上的客户。没有他们就不会有销售额,就不会有生意,也不会有钱赚。但是,如果把客户的定义限定在这个范围里,那么你就只看到了事物的一半。
内部客户:事物的另一半是那些在客服中心内部工作的人。他们依靠你所提供的服务、产品或信息来完成工作。他们不是传统意义上的客户,但是他们也需要得到你给予外部客户同样亲切、同样体贴的服务。
通过扩展客户(包括你的同事)的定义,你就向优质的服务迈出了重要的一步。
这种内部的客户链在两方面起作用。有时你是客户,而有时你又是服务的提供者。例如:作为信息管理员的你,一个同事可能会找你,要求打印一份报告,在这种情况下,你是服务的提供者,因为你为他提供了他所要的服务。但是10分钟以后,你可能会回过头来找刚才那位同事,在别的事情上请他帮忙,这时你又是客户。
客户链:内部客户和外部客户的关系构成了客户链。如果你是在暗房一类的地方工作,一天很少能见到光线,更别提活生生的客户了,你很可能会觉得你的工作对外部客户很少有或者根本没有任何影响。但是你从大局来看,中心里的每个人都在为满足客户的需求尽着自己的职责。一天里几乎没有一个小时,你没有以这样或那样的形式为他人提供服务。每次同一个内部客户的交往就是最终受外部客户支配的一连串事件中的一个重要环节。
做为客户服务中心的经理们,我们确信客服中心为它的客户所提供的服务质量是这个中心的经理们如何对待员工的直接反映。你要把你的员工看做是你的一个重要客户,并且要优先对待他们。这么做意味着不仅仅要重视为了使你的工作更加容易,你的员工能做什么,而且要重视为了使他们的工作更加容易,你又能做什么。
对客户持友好的态度
对客户提供优质服务需要共有的一种素质就是对客户具有真正友好的态度。对客户友好的态度,我们是指把你的客户看成你工作的最重要部分,对他们选择我们怀有诚挚的谢意。不是把你的客户看做是对你工作的干扰,然后虚伪的微笑,一直巴不得客户赶快离开从而可以继续你的工作。为了了解如何形成一种对客户友好的态度,你需要退后一步思考,看看一天的工作时间内你都做了什么。
两条主线
你一天里的这些持续不断的工作是你这份工作的职责所在。如果你把所有的文案工作、资料输入、需要记录的备忘录和参加会议看成是一个整体,那么就会非常容易了。然而你再看深远一些,无论你是客服代表,医生还是护士,你都会看到把你所工作联系在一起的两条共同主线。
与他人沟通:这两条共同主线中的第一条是与他人沟通。比如说,中心的数据分析员可能一天内的大部分时间都是只与电脑为伴,但是当他向你解释CRM系统毛病出在哪里以及要怎样处理时,他们的沟通技巧将会是很重要的。这里的主要意思是:每个人